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Les sanctions mineures (ou sanctions légères) sont des mesures écrites par laquelle l'employeur manifeste son intention de sanctionner le salarié et qui n'affectent pas la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié. Les sanctions les plus courantes sont l'avertissement et le blâme, mais elles peuvent également prendre d'autres formes, par exemple un rappel à l'ordre ou une mise en garde .

Les sanctions légères doivent-elles être mentionnées dans le règlement intérieur ?

Oui, dans les entreprises de 50 salariés et plus, un avertissement ne peut être prononcé que si le règlement intérieur de l'entreprise le prévoit Les entreprises de 50 salariés et plus ont l'obligation d'élaborer un règlement intérieur, celui-ci doit fixer la nature et l'échelle des sanctions disciplinaires .

En revanche, les entreprises comptant moins de 50 salariés n'ont pas l'obligation d'élaborer un règlement intérieur, l'avertissement ou le blâme peut donc être prononcée en son absence. .

Attention

L'employeur doit pouvoir rapporter la preuve que le seuil d'effectif de l'entreprises était, au jour de la sanction, habituellement resté inférieur à 50 salariés pendant 12 mois .

Quelle est la différence entre un avertissement, un blâme et une mise en garde ?

Le blâme, l'avertissement ou la mise en garde sont des sanctions mineures, qui ne sont pas définies par la loi. C'est le règlement intérieur qui les définit en précisant leur nature, leur forme et leur place dans l'échelle des sanctions.

La convention collective peut également définir ces sanctions et les assortir de procédures ou d'effets différenciés.

Attention

Dans les entreprises de 50 salariés ou plus, la convention collective ne suffit pas, une sanction doit nécessairement figurer dans le règlement intérieur pour pouvoir être prononcée ().

Lorsque le RRH ou le manager fait une observation à un salarié, est-ce une sanction ?

Les observations orales ne sont pas des sanctions  ; Circ. DRT no 5-83, 15 mars 1983). Elles peuvent prendre la forme d'une réprimande, d'un rappel à l'ordre, de mises en gardes exprimés oralement tandis qu'une sanction légère doit être écrite.

Les observations écrites qui sont émises sans intention de sanctionner ne sont pas non plus des sanctions. Contrairement à un avertissement ou à un blâme, l'employeur n'entend pas reprocher au salarié un comportement fautif à travers ces observations.

La frontière est fine et il convient de rédiger ces écrits avec la plus grande précaution car la qualification de sanction emporte de nombreuses conséquences (). La lettre ne doit pas mentionner de menace de sanctions. Elle doit faire un constat neutre des insuffisances relevées et inviter le salarié à modifier son comportement. Les termes « blâme », « avertissement » ou « sanction » ne doivent pas apparaître.

Les observations écrites ne valant pas sanction peuvent prendre la forme d'une lettre d'observation, de mise au point, de rappel à l'ordre (CA de Dijon, 27 janv. 1987, no 86882), d'une demande d'explication, etc.

Attention

Des observations orales peuvent être conservées par écrit ou envoyées au salarié (compte-rendu de réunions, résumés d'entretiens…). Afin d'éviter qu'elles soient requalifiées en sanction mineure, il convient de se borner à effectuer un constat neutre des insuffisances relevées et d'inviter le salarié à accomplir les tâches correspondant à ses fonctions. Le termes « sanction », « avertissement » et « blâme » doivent être bannis. 

Exemple

Une lettre qui se borne à mettre en garde la salariée sur la portée de ses propos n'est pas un avertissement . En revanche, une lettre de mise en garde contenant une série de reproches et indiquant qu'elle sera portée au dossier du salarié est un avertissement .

La mise en œuvre d'une procédure de demande d'explications en vigueur au sein de la société s'agissant de faits qualifiés de refus d'obéissance, ajoutée au fait que ces échanges étaient conservés dans le dossier individuel du salarié, constitue un avertissement . En revanche, demander au salarié de s'expliquer par écrit sur la disparition de fichiers sur son ordinateur sans prendre de décision de sanction dans l'attente des explications n'est pas un avertissement .

Un compte-rendu d'entretien de suivi établi par le supérieur hiérarchique listant divers manquements fautifs dans lequel le supérieur a expressément indiqué qu'il se limitait à demander une sanction et qu'une telle décision relevait exclusivement de la direction des ressources humaines n'est pas un avertissement .

Pour plus d'exemples, .

Pourquoi l'entreprise doit-elle être prudente lorsqu'elle formule une observation ?

L'entreprise peut librement formuler des observations aux salariés, en revanche, si l'observation est qualifiée de sanction (), elle doit respecter les règles, délais et les procédures propres aux sanctions, à savoir :

  • l'employeur ne peut sanctionner des faits fautifs que dans les deux mois suivant sa connaissance de la faute
  • une première sanction ne peut être utilisée à l'appui d'une nouvelle sanction que pendant  trois ans 
  • une fois la sanction prononcée, l'employeur ne peut pas prononcer d'autres sanctions en se fondant sur les mêmes faits. Par exemple, il ne peut pas licencier un salarié pour des faits ayant fait l'objet d'un avertissement (Cass. soc., 30 nov. 2010, nº 09-42.542)
  • une sanction peut être annulée si elle est irrégulière, injustifiée ou disproportionnée à la faute commise
  • la qualification de sanction emporte l'application de garanties conventionnelles. Elle peut par exemple nécessité l'organisation d'un entretien préalable à la sanction ou bien la consultation d'une commission.

Un salarié peut-il s'opposer à une sanction légère ?

Non, si le salarié fait l'objet d'une sanction ne modifiant pas son contrat de travail, telle qu'un avertissement ou un blâme, il ne peut pas s'opposer à ce que cette dernière lui soit notifiée.

Remarque

Le salarié peut refuser une sanction qui modifie son contrat de travail : .

Faut-il informer l'inspecteur du travail avant de sanctionner un salarié protégé par un blâme ou un avertissement ?

Non, l'employeur peut infliger un avertissement au salarié protégé sans avoir à requérir d'autorisation administrative. Il en va de même d'un rappel à l'ordre ou d'un blâme.

En cas de litige en matière de sanction disciplinaire, les juges vérifieront la régularité de la procédure suivie et si les faits reprochés au salarié sont de nature à justifier une sanction .

Exemple

 Un rappel à l'ordre en raison d'heures de délégation utilisées par un délégué syndical entre les 2 et 5 mars 2014 alors qu'il n'avait rempli un bon de délégation que le 18 mars, en modifiant la répartition de ses heures et pour couvrir une absence personnelle, est une sanction proportionnée aux griefs retenus contre le salarié d'information tardive de l'employeur .

Dans quels cas une sanction mineure peut être annulée et quelles sont les conséquences ?

En cas de litige, le juge peut annuler un avertissement ou un blâme s'ils sont  :

  • injustifiés : l'employeur doit être en mesure de justifier la sanction mineure par des éléments objectifs et légitimes
  • disproportionnés par rapport aux fautes commises
  • irréguliers : en cas de manquement à la procédure d'avertissement ou de blâme
  • discriminants : si la sanction est prononcée en raison de critère discriminant.

Remarque

Est discriminante la sanction notifiée à un salarié en raison de son origine, de son sexe, de ses mœurs, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son âge, de sa situation de famille ou de sa grossesse, de ses caractéristiques génétiques, de la particulière vulnérabilité résultant de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une prétendue race, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de son exercice d'un mandat électif, de ses convictions religieuses, de son apparence physique, de son nom de famille, de son lieu de résidence ou de sa domiciliation bancaire, ou en raison de son état de santé, de sa perte d'autonomie ou de son handicap, de sa capacité à s'exprimer dans une langue autre que le français (

Si la sanction mineure est annulée :

  • le salarié peut solliciter des dommages et intérêts s'il a subi un préjudice
  • lorsque la convention collective subordonne le licenciement disciplinaire à des sanctions préalables, le licenciement qui ne répond plus aux conditions posées par la convention collective est sans cause réelle et sérieuse
  • si le licenciement disciplinaire s'appuie sur l'existence de fautes ultérieures du salarié, l'annulation d'une sanction parce qu'elle est considérée comme injustifiée peut remettre en cause ce licenciement.
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Exemples de sanctions et de simples observations

Type d'écrit

Avertissement (il s'agit d'une sanction)

Observations écrites (il ne s'agit pas d'une sanction)

Lettre de mise en garde

Une lettre de mise en garde contenant une série de reproches et indiquant qu'elle sera portée au dossier du salarié est un avertissement .

Une lettre qui se borne à mettre en garde la salariée sur la portée de propos racistes n'est pas un avertissement .

 

Demande d'explications

La mise en œuvre d'une procédure de demande d'explications en vigueur au sein de la société, s'agissant de faits qualifiés de refus d'obéissance, ajoutée au fait que les échanges entre les parties étaient conservés dans le dossier individuel du salarié, constitue un avertissement

Demander au salarié de s'expliquer par écrit sur la disparition de fichiers sur son ordinateur sans prendre de décision de sanction dans l'attente des explications n'est pas un avertissement .

 

Demande de modification du comportement du salarié

La lettre dans laquelle l'employeur reproche au salarié un certain nombre d'erreurs et demandait au salarié de modifier son comportement est un avertissement .

 

Une lettre demandant à une salariée de se ressaisir accompagnée des moyens pour y parvenir n'est pas un avertissement .

 

Un message électronique dans lequel l'employeur formule plusieurs reproches au salarié et l'invite de façon impérative à un changement radical avec mise au point ultérieure est un avertissement (Cass. soc., 26 mai 2010, nº 08-42.89)

Des courriers adressés par l'employeur au salarié qui se bornent à lui demander de « faire un effort pour se ressaisir sous peine de sanctions à venir en cas de réitération » ne sont pas des avertissements

Insuffisance de travail

 

Un courrier électronique dans lequel l'employeur reprochait à une salariée de ne pas rentrer ses commandes dans son ordinateur et de ne pas tenir son agenda à jour et lui enjoignant de le faire est un avertissement .

 

 

Le courrier de l'employeur se limitant à relever une insuffisance de travail et à demander une prise en compte des remarques faites n'est pas un avertissement .

 

 

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Sanctions légères : la procédure

Sanctions légères : la procédure
Attention

L'employeur doit pouvoir rapporter la preuve que le seuil d'effectif de l'entreprises était, au jour de la sanction, habituellement resté inférieur à 50 salariés pendant 12 mois ().

Dans les entreprises de 50 salariés ou plus, la convention collective ne suffit pas, une sanction doit nécessairement figurer dans le règlement intérieur pour pouvoir être prononcée ().

Des observations orales peuvent être conservées par écrit ou envoyées au salarié (compte-rendu de réunions, résumés d'entretiens…). Afin d'éviter qu'elles soient requalifiées en sanction mineure, il convient de se borner à effectuer un constat neutre des insuffisances relevées et d'inviter le salarié à accomplir les tâches correspondant à ses fonctions. Le termes « sanction », « avertissement » et « blâme » doivent être bannis.