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L'entreprise doit prioritairement se référer aux normes conventionnelles qui lui sont applicables ainsi qu'à son règlement intérieur (la Procédure Disciplinaire de « je mets en œuvre » intègre les exigences de la convention collective applicable à votre entreprise). La convention collective peut notamment rendre obligatoire l'organisation d'un entretien préalable ou la saisine d'une commission.

En l'absence de convention collective, en principe, les sanctions mineures n'ont pas à être précédées d'un entretien préalable. Toutefois l'entretien est obligatoire si la sanction a une incidence sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié. C'est le cas par exemple, lorsque la convention collective prévoit que les licenciements disciplinaires doivent être précédés d'au moins deux avertissements. L'employeur doit alors recevoir les salariés en entretien préalable avant de pouvoir prononcer ces avertissements.

Dans quels cas faut-il convoquer le salarié à un entretien avant une sanction mineure ?

En principe, l'employeur qui souhaite prononcer un avertissement, un blâme ou toute autre sanction légère n'a pas à convoquer le salarié à un entretien préalable  ; Circ. DRT no 5-83, 15 mars 1983).

L'employeur doit toutefois organiser un entretien préalable lorsque la sanction :

Attention

Si l'employeur ne convoque pas le salarié à un entretien préalable alors qu'il est tenu de le faire, l'avertissement sera annulé par les juges. Lorsque la convention collective subordonne le licenciement au prononcé de sanctions moindres tels que des avertissements, leur annulation prive le licenciement de cause réelle et sérieuse à condition que l'annulation des sanctions soit expressément demandée .

Quelles obligations l'employeur doit-il respecter s'il mène un entretien préalable ?

Lorsque l'employeur mène un entretien préalable pour un avertissement ou un blâme, il doit :

  • convoquer le salarié à l'entretien préalable dans un délai de deux mois suivant sa connaissance de la faute par une lettre précisant l'objet, la date, l'heure et le lieu de l'entretien . Celle-ci doit rappeler que le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise
  • notifier l'avertissement ou le blâme par un écrit motivé remis au salarié en main propre contre récépissé ou par lettre recommandée dans un délai compris entre deux jours ouvrables et un mois suivant l'entretien .

L'employeur doit nécessairement convoquer le salarié dans un délai de deux mois suivant la découverte de la faute. Passé ce délai, la faute est prescrite, l'employeur ne peut plus la sanctionner . Le délai se calcule de quantième en quantième Désignation du jour du mois par son chiffre, par exemple, le 16 août et expire le dernier jour à minuit. Si le dernier jour du délai est un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, le terme du délai est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable suivant .

Exemple

Un comportement fautif est connu de l'employeur le 20 mars, la procédure disciplinaire peut être engagée jusqu'au 20 mai à minuit.

Pour plus de précisions sur le calcul des délais : dans le sujet Mise à pied.

S'il est organisé comment l'entretien préalable se déroule-t-il ?

Au cours de l'entretien préalable, l'employeur doit indiquer le motif de la sanction envisagée et recueillir les explications du salarié. Le salarié peut se faire assister par une personne de son choix, élue ou non, appartenant au personnel de l'entreprise . Celui-ci peut intervenir, demander des explications à l'employeur, compléter celles du salarié et présenter ses observations (Circ. DRT nº91/16, 5 sept. 1991).

L'employeur peut-il tenir un entretien préalable volontairement ?

Oui, l'employeur peut décider d'organiser un entretien avant de sanctionner le salarié même s'il n'y est pas obligé. L'employeur peut :

  • soit convoquer le salarié de manière formelle, dans ce cas, il doit bien respecter toutes les règles obligatoires de l'entretien préalable (il doit notamment notifier la sanction dans un délai maximum d'un mois suivant l'entretien, )
  • soit mener un entretien informel : il ne doit pas convoquer le salarié de manière formelle  (Cass. soc., 5 déc. 2018, nº 17.13-261). Dans ce cas-là, il n'a pas à suivre les règles de procédure propres à l'entretien préalable.

Quand est-ce que la sanction mineure doit-elle être notifiée ?

En l'absence d'entretien : la sanction mineure doit être prononcée dans un délai maximum de deux mois à compter du jour où l'employeur a eu une connaissance précise et complète de la faute. Au-delà de ce délai, la sanction ne peut plus être notifiée .

Ce délai de deux mois se calcule de quantième en quantième Désignation du jour du mois par son chiffre, par exemple, le 16 août et expire le dernier jour à minuit. En l'absence de quantième identique, le délai expire le dernier jour du mois suivant à minuit. Si le dernier jour du délai est un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, le terme du délai est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable suivant .

Exemple

Un comportement fautif est connu de l'employeur le mercredi 1er septembre 2021, le délai pour prononcer l'avertissement ou le blâme expire le lundi 1er novembre à minuit mais puisque le 1er novembre est un jour férié, l'employeur peut encore notifier la sanction jusqu'au mardi 2 novembre 2021.

Lorsqu'un entretien préalable est organisé : il convient de suivre l'intégralité de la procédure prescrite pour les sanctions lourdes (). Ainsi, la notification de l'avertissement ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables Tous les jours de la semaine sauf les dimanches et jours fériés , ni plus d'un mois après le jour fixé pour l'entretien préalable . Elle doit être écrite et motivée et remise au salarié en main propre contre récépissé ou par lettre recommandée avec accusé de réception .

Attention

Si le délai d'un mois n'est pas respecté, la sanction risque d'être annulée.

Le délai maximal d'un mois se calcule de quantième en quantième Désignation du jour du mois par son chiffre, par exemple, le 16 août et expire le dernier jour à minuit. En l'absence de quantième identique, le délai expire le dernier jour du mois suivant à minuit. Si le dernier jour du délai est un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, le terme du délai est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable suivant .

Exemple

Si l'entretien préalable a lieu le mardi, la lettre ne peut être envoyée avant le vendredi. Le délai maximum expire à minuit, un mois après l'entretien préalable ()

Quelle forme la sanction mineure peut-elle prendre ?

Les sanctions doivent être notifiées par écrit .

L'avertissement ou le blâme se matérialisent généralement par une lettre envoyée au salarié. La sanction mineure peut cependant prendre d'autres formes comme :

  • une note de service intitulée « avertissement de travail » et adressée nominativement à des salariés (Cass. soc., 30 nov. 2010, nº 09-42.542)
  • un courriel , éventuellement envoyé par recommandé, un compte rendu d'un entretien (entretien de suivi, annuel ou d'évaluation, etc.) qui manifeste l'intention de son auteur de sanctionner le salarié  . Cependant, il ne s'agit pas d'une sanction si l'auteur du compte-rendu se limite à demander une sanction qui ne relève pas de son pouvoir direct (mais par exemple de la direction du responsable des ressources alors humaines alors que le compte-rendu est rédigé par le supérieur hiérarchique du salarié).

Attention

Si l'avertissement ou le blâme est précédé d'un entretien préalable, il convient de respecter l'intégralité de la procédure prescrite. La notification de l'avertissement ou du blâme devra alors être écrite et motivée et remise au salarié en main propre contre récépissé ou par lettre recommandée

Astuce

Il est possible d'envoyer l'avertissement ou le blâme par lettre recommandé électronique. Pour ce faire, l'employeur doit obtenir le consentement du salarié de recevoir des recommandés électroniques (Code des postes et télécommunications électroniques, art. L. 100). Le salarié, disposera d'un délai de quinze jours pour accepter la réception de la lettre recommandée électronique (Code des postes et télécommunications électroniques, art. R. 53-3). 

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Délai minimal pour envoyer la notification de la sanction ou du licenciement

Date de l'entretien préalable

Date d'envoi (au plus tôt) de la notification de la sanction ou du licenciement

Lundi

Jeudi

Mardi

Vendredi

Mercredi

Samedi

Jeudi

Mardi

Vendredi

Mardi

Samedi

Mercredi

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Sanctions légères : la procédure

Sanctions légères : la procédure
Attention

Si l'employeur ne convoque pas le salarié à un entretien préalable alors qu'il est tenu de le faire, l'avertissement sera annulé par les juges. Lorsque la convention collective subordonne le licenciement au prononcé de sanctions moindres tels que des avertissements, leur annulation prive le licenciement de cause réelle et sérieuse à condition que l'annulation des sanctions soit expressément demandée ().

Si le délai d'un mois n'est pas respecté, la sanction risque d'être annulée.

Si l'avertissement ou le blâme est précédé d'un entretien préalable, il convient de respecter l'intégralité de la procédure prescrite. La notification de l'avertissement ou du blâme devra alors être écrite et motivée et remise au salarié en main propre contre récépissé ou par lettre recommandée (). 

Astuce

Il est possible d'envoyer l'avertissement ou le blâme par lettre recommandé électronique. Pour ce faire, l'employeur doit obtenir le consentement du salarié de recevoir des recommandés électroniques (Code des postes et télécommunications électroniques, art. L. 100). Le salarié, disposera d'un délai de quinze jours pour accepter la réception de la lettre recommandée électronique (Code des postes et télécommunications électroniques, art. R. 53-3).