Préparation des réunions

Mise à jour : 20 octobre 2022

C'est l'employeur qui détermine la date, l'heure et le lieu de la réunion. Seule limite : il ne doit pas commettre d'abus. Si l'employeur souhaite tenir des réunions en visioconférence, il doit conclure un accord avec les élus du CSE. En l'absence d'accord, seule trois réunions par an pourront se tenir en visioconférence, sauf pendant les périodes d'urgence sanitaire où la visioconférence est largement autorisée.

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Faut-il prévoir des réunions préparatoires ?

Il n'existe aucune obligation légale de tenir une réunion préparatoire avant une réunion du CSE.

Les membres de la délégation du personnel au CSE peuvent toutefois décider d'en tenir entre eux, entre certains membres en particulier, ou encore avec l'employeur et une partie des élus (membres d'une commission par exemple).

Ces réunions préparatoires ne remplacent en aucun cas les séances du CSE ou de ses commissions.

Dès lors qu'elles ne sont ni organisées, ni présidées par l'employeur, elles ne donnent pas lieu à rémunération en tant que travail effectif des représentants du personnel y participant (Cass. soc., 16 nov. 1983, nº 81-42.984. Ce temps peut en revanche être imputé sur les heures de délégation.

À quelle date exactement ont lieu les réunions ?

La fixation de la date et de l'heure des réunions du CSE est en principe une prérogative de l'employeur Cass. soc., 15 janv. 2013, nº 11-28.324.

Seule limite, l'employeur ne doit pas commettre d'abus. Pourrait constituer un tel abus le choix d'une date ne permettant pas aux élus d'assister à la réunion ou la fixation d'une date à la dernière minute.

Comment fixer le calendrier annuel des réunions ?

Le calendrier des réunions du CSE peut être fixé par accord collectif majoritaire, ou en l'absence de délégué syndical dans l'entreprise, par accord conclu entre l'employeur et la majorité des élus titulaires C. trav., art. L. 2312-19.

En revanche, le règlement intérieur du CSE ne peut pas imposer à l'employeur des réunions du comité à date fixe, par exemple le troisième jeudi de chaque mois à neuf heures Cass. soc., 15 janv. 2013, nº 11-28.324.

Attention

L'employeur doit informer annuellement l'inspecteur du travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail (puisqu'ils y participent, voir question dédiée), puis leur confirmer par écrit au moins 15 jours à l'avance la tenue de ces réunions. Concrètement, cela impose donc de fixer la date de ses réunions au moins deux semaines avant leur tenue C. trav., art. L. 2315-27.

Dans la pratique, un calendrier prévisionnel des réunions peut être établi chaque année, par l'employeur et le secrétaire du CSE récapitulant le nombre de réunions, les sujets abordés à chacune d'elle, les dates approximatives de ces séances, etc. La date exacte de chaque réunion peut ensuite être communiquée à la fin de la séance précédente.

Exemple

Dans une entreprise de 412 salariés, le nombre de réunions annuelles du CSE a été fixé à 10 par accord collectif majoritaire, et la périodicité des consultations récurrentes obligatoire a été fixée à un an pour les consultations sur la politique sociale de l'entreprise et sur la situation économique et financière de l'entreprise et à deux ans pour la consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise. Il a été décidé de présenter en CSE deux fois par an les informations sur le bilan social. Le calendrier prévisionnel suivant peut par exemple être proposé :

Réunion 1 : janvier 1^ère quinzaine : santé et sécurité
Réunion 2 : février 1^ère quinzaine : présentation des informations du bilan social
Réunion 3 : mars 1^ère quinzaine : politique sociale
Réunion 4 : avril 1^ère quinzaine : deux ordres du jour distincts : une réunion portant sur la santé et la sécurité/ une réunion portant uniquement sur l'approbation des comptes du CSE C. trav., art. L. 2315-68
Réunion 5 : mai 1^ère quinzaine : travaux des commissions logement et activités sociales et culturelles
Réunion 6 : juin 1^ère quinzaine : situation économique et financière de l'entreprise
Réunion 7 : juillet 1^ère quinzaine : santé et sécurité
Réunion 8 : septembre 2^ème quinzaine : présentation des informations du bilan social. Travaux des commissions
Réunion 9 : octobre 2^ème quinzaine : santé et sécurité
Réunion 10 : novembre 2^ème quinzaine : orientations stratégiques de l'entreprise.

Est-il possible de réunir le comité social et économique en visioconférence ?

Oui, les réunions du CSE peuvent se tenir en visioconférence mais :

l'utilisation de la visioconférence doit être autorisée par un accord entre l'employeur et les membres élus du comité
en l'absence d'accord et hors période d'état d'urgence sanitaire, seules trois réunions par année civile peuvent se tenir en visioconférence C. trav., art. L. 2315-4 C. trav., art. L. 2316-16.

Les réunions à distance étaient plus largement autorisées pendant l'épidémie de Covid-19, jusqu'au 30 septembre 2021. Après avoir informé le CSE et sauf opposition de celui-ci (voir ci-dessous), l'employeur pouvait le réunir L. nº 2021-689, 31 mai 2021 :

par visioconférence, sans que ces réunions soient décomptées des trois réunions mensuelles autorisées en l'absence d'accord
par conférence téléphonique,
par messagerie instantanée si :
- la visioconférence et la conférence téléphonique sont impossibles
- ou un accord d'entreprise le prévoit.

Le CSE pouvait s'opposer à ces réunions à distance pendant l'état d'urgence sanitaire :

si ce refus émanait de la majorité de ceux appelés à y siéger (titulaires ou suppléants qui remplacent un titulaire)
au plus tard 24 heures avant le début de la réunion,
sur les informations et consultations suivantes :
- les licenciements pour motif économique collectifs
- la mise en œuvre des accords de performance collective
- la mise en œuvre des accords de rupture conventionnelle collective
- la mise en œuvre de l'activité partielle de longue durée
concernant les réunions en visioconférence : l'opposition du CSE n'était possible que si aucun accord collectif n'autorisait les réunions en visioconférence ou que l'employeur avait déjà épuisé son droit à trois réunions en visioconférence par an.

Où doivent se dérouler les réunions ?

C'est l'employeur qui décide du lieu de réunion du CSE Cass. soc., 3 avr. 2019, nº 17-31.304.

Mais l'employeur ne doit pas abuser de sa prérogative : il ne peut pas choisir volontairement un lieu éloigné ou isolé, entraînant des temps de déplacement anormalement longs pour les représentants du personnel, ou pire, les empêchant d'assister effectivement aux réunions.

Attention

Si l'employeur abuse de son droit de choisir le lieu de réunion, le juge peut ordonner sous astreinte de fixer un lieu de réunion plus raisonnable et condamner l'employeur à verser au comité des dommages et intérêts Cass. soc., 3 avr. 2019, nº 17-31.304.

Astuce

Ce lieu peut correspondre au niveau de mise en place du CSE : le siège de l'entreprise si elle ne comporte pas d'établissement distinct ou l'établissement concerné dans les entreprises à structure complexe (lorsque les établissements sont géographiquement distincts). Mais il est également possible de déconnecter lieu de réunion et périmètre du CSE. Par exemple, dans une entreprise qui a plusieurs établissements secondaires mais un seul CSE, il est tout à fait envisageable d'organiser les réunions à tour de rôle dans chacun de ces établissements secondaires.

Attention

Si le temps de trajet réalisé en dehors des horaires de travail dépasse en durée le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail, il doit être rémunéré comme temps de travail effectif Cass. soc., 12 juin 2013, nº 12-15.064 et pris en compte pour déterminer l'existence d'heures supplémentaires donnant lieu à majorations de salaire Cass. soc., 27 janv. 2021, nº 19-22.038.

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