Heures supplémentaires

Si l'employeur a l'obligation de contrôler la durée du travail, aucune forme ne lui est imposée pour réaliser le décompte des heures.

Peu importe les moyens (automatiques, informatiques, manuels) et le responsable du décompte : hiérarchie, salarié spécifiquement chargé du contrôle des temps de travail ou salariés eux-mêmes par un système déclaratif. Ce choix relève du pouvoir de direction de l'employeur.

Il est nécessaire que le contrôle effectué soit honnête, véridique et vérifiable. Si le décompte des heures de travail effectuées par chaque salarié est assuré par un système d'enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable C. trav., art. L. 3171-4. Ce qui signifie que le système ne doit pas permettre les correctifs a posteriori des enregistrements réalisés et qu'il ne doit pas contenir de système d'écrêtages, de forfaitisation des heures ou de suppression d'heures.

Ne constituent pas des heures supplémentaires :

• les heures d'équivalence Dans certains emplois et certains secteurs, il est possible d'instaurer un régime d'équivalence : une durée de présence supérieure à 35 heures vaut 35 heures de travail effectif.
• les heures de récupération Lorsque des heures de travail sont collectivement perdues pour cause accidentelle, intempéries, force majeur, pour cause d'inventaire ou à l'occasion d'un pont entre deux jours fériés, l'employeur peut décider de les faire récupérer.
• les heures correspondant à la journée de solidarité, dans la limite de 7 heures La journée de solidarité, instaurée pour financer des actions en faveur de l'autonomie des personnes âgées ou handicapées, est une journée travaillée non rémunérée en contrepartie de laquelle l'employeur doit s'acquitter d'une contribution solidarité autonomie de 0,3 %.
• les heures effectuées au-delà de la durée de travail appliquée dans l'entreprise lorsque cette durée est inférieure à 35 heures. Ainsi, dans une entreprise où l'horaire collectif est de 32 heures par exemple, si le salarié est amené à travailler 35 heures une semaine, ces trois heures n'ont pas à être payées en tant qu'heures supplémentaires
• les heures reportées d'une semaine sur l'autre par le salarié dans le cadre d'un horaire individualisé, dans la limite de 3 heures par semaines et 10 heures reportées, sauf accord collectif différent
• les heures correspondant à une absence du salarié, non assimilée à du travail effectif. Ainsi, sauf convention collective ou usage contraire :
  • ne sont pas pris en compte : les pauses, le temps d'habillage, de douche, les astreintes, les jours de congés payés Cass. soc., 22 juin 2011, no 10-12.920, les jours fériés
  • sont pris en compte : les repos compensateurs, les jours de congés pour événements familiaux, les heures de délégation des représentants du personnel (et le temps passé par le salarié conseiller prud'homal à l'exercice de ses fonctions).

En principe, les heures supplémentaires se décomptent par semaine C. trav., art. L. 3121-29. Du lundi 0 heure au dimanche 24 heures C. trav., art. L. 3121-35.

Quelques exceptions sont possibles.

Semaine différente. Un accord collectif peut fixer une période de 7 jours consécutifs constituant la semaine C. trav., art. L. 3121-32. Ainsi, en fonction de l'activité de l'entreprise ou du secteur, il est possible de convenir que les heures supplémentaires seront appréciées dans le cadre d'une semaine décomptée du mercredi 0 heure au mardi 24 heures, par exemple.

Période supérieure à la semaine. Un accord collectif peut mettre en place un dispositif d'aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine. Dans ce cas, les heures supplémentaires sont décomptées à l'issue de cette période de référence C. trav., art. L. 3121-41.

Forfait annuel en heures. Si le salarié est soumis à un forfait annuel en heures, ses heures supplémentaires sont décomptées sur l'année (sauf accord collectif contraire) C. trav., art. L. 3121-56.

C'est l'employeur qui est responsable du décompte des heures de travail.

Il n'a toutefois l'obligation de procéder au décompte de la durée du travail qu'en cas d'horaires individuels. En cas d'horaires collectifs, un affichage suffit. Il faut y mentionner les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos C. trav., art. L. 3171-1C. trav., art. L. 3171-2.

Lorsque tous les salariés occupés dans un service ou un atelier ne travaillent pas selon l'horaire collectif, les chefs d'établissement doivent établir les documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des contreparties et repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chacun des salariés concernés C. trav., art. D. 3171-16.

La durée du travail de chaque salarié non soumis à l'horaire collectif doit être décomptée selon les modalités suivantes :

• quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d'heures de travail effectuées
• chaque semaine, par récapitulation selon tous moyens du nombre d'heures de travail effectuées par chaque salarié C. trav., art. L. 3171-2C. trav., art. D. 3171-8.

Le bulletin de paie doit indiquer le nombre d'heures de travail rémunérées en distinguant :

• les heures payées au taux normal
• les heures qui comportent une majoration (heures supplémentaires, de nuit, etc.) avec le taux de la majoration

Rémunération forfaitaire des heures supplémentaires. Lorsque les heures supplémentaires sont rémunérées selon un forfait, voir question dédiée, le bulletin de paie n'a pas à distinguer les heures payées au taux normal des heures supplémentaires comprises dans le forfait. Il suffit d'indiquer le nombre d'heures global et la rémunération. Si des heures supplémentaires sont effectuées au-delà du forfait, elles devront alors être distinguées.

Repos. En l'absence de précisions conventionnelles contraires, les salariés doivent être informés du nombre d'heures de repos compensateur de remplacement Le repos compensateur de remplacement est mis en place par accord collectif, il remplace le paiement des heures supplémentaires. et de contrepartie obligatoire en repos La contrepartie obligatoire en repos est due à chaque salarié qui effectue des heures supplémentaires au-delà du contingent, fixé à 220 heures par an et par salarié mais pouvant être modifié par accord collectif. acquis dans un document annexé au bulletin de paie. Dès que ce nombre atteint 7 heures, ce document comporte une mention notifiant l'ouverture du droit à repos et l'obligation de le prendre dans un délai maximal de deux mois après son ouverture C. trav., art. D. 3171-11.

Horaire individualisé. Lorsque des salariés ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail affiché, un document mensuel, dont le double est annexé au bulletin de paie, est établi pour chaque salarié. Il doit comporter les informations sur les repos acquis (voir ci-dessus) ainsi que C. trav., art. D. 3171-12 :

• le cumul des heures supplémentaires accomplies depuis le début de l'année
• le nombre d'heures de repos compensateur de remplacement acquis Le repos compensateur de remplacement est mis en place par accord collectif, il remplace le paiement des heures supplémentaires.
• le nombre d'heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois
• le nombre de jours de repos effectivement pris au cours du mois, dès lors qu'un dispositif de RTT s'applique dans l'entreprise ou l'établissement.

A priori tous les salariés, y compris s'ils sont cadres. Toutefois, ne sont pas concernés par les heures supplémentaires :

• les cadres dirigeants
• les salariés ayant un forfait annuel en jours
• les VRP, dès lors qu'ils ne sont pas assujettis à un horaire contrôlable
• les employés de maison et assistants maternels
• les concierges et employés d'immeuble d'habitation
• les gérants salariés qui fixent eux-mêmes leurs horaires
• les salariés à temps partiel (qui peuvent effectuer des heures complémentaires)