L'essentiel Le droit en tableau Les points de vigilance

Au moment de l'expiration ou de la rupture du contrat de travail, l'employeur doit délivrer au salarié une attestation pour Pôle emploi (dite aussi attestation employeur) lui permettant de faire valoir ses droits aux prestations d'assurance chômage . L'attestation est générée via la DSN lorsque l'employeur signale la fin du contrat.

Dans quels cas l'attestation Pôle Emploi est-elle obligatoire ?

L'attestation Pôle Emploi est obligatoire quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail (CDI ou CDD). Elle s'applique dans tous les cas d'expiration ou de rupture du contrat de travail : licenciement, démission , rupture conventionnelle, prise d'acte, arrivée du terme du CDD, rupture de la période d'essai, etc.

Toutefois, l'attestation n'est pas obligatoire dans les entreprises de travail temporaire pour les salariés intérimaires et dans les associations intermédiaires pour les salariés embauchés en CDD en vue d'être mis à disposition sauf si :

  • le salarié demande expressément l'attestation Pôle emploi
  • le contrat de travail mentionne le droit pour le salarié d'obtenir sans délai l'attestation dès le jour d'expiration du contrat .

Remarque

La remise au Pôle emploi compétent, par l'entreprise de travail temporaire, des relevés mensuels des contrats de travail tient lieu d'attestation pour Pôle emploi, sous réserve que ces relevés soient complétés des informations manquantes devant figurer dans l'attestation .

Comment l'attestation doit-elle être établie ?

L'employeur établit l'attestation Pôle Emploi via la DSN La Déclaration sociale nominative produite à partir du logiciel de paye transmet mensuellement des données sur chaque salarié aux institutions concernées, elle remplace la majorité des anciennes déclarations sociales périodiques  :

  • l'employeur signale, via la DSN, la fin du contrat de travail d'un salarié
  • Pôle emploi génère une « attestation employeur rematérialisée » (AER) et la met à disposition de l'employeur en format PDF sur le tableau de bord de la DSN
  • l'employeur remet l'AER au salarié.

Si l'AER l'attestation employeur rematérialisée (AER) est générée par Pôle Emploi après le signalement de la fin du contrat par l'employeur dans la DSN n'apparaît pas sur le tableau de bord de la DSN, l'employeur doit procéder à l'établissement de l'« attestation d'employeur dématérialisée » (AED) auprès de Pôle emploi. Pour ce faire, l'employeur doit se rendre sur son « espace employeur » sur pole-emploi.fr.

Remarque

Les entreprises qui ne relèvent pas de la DSN peuvent transmettre leur attestation Pôle Emploi :

  • pour les entreprises de 11 salariés et plus : par voie dématérialisée, sinon, via l'espace employeur sur pole-emploi.fr.
  • pour les entreprises de moins de 11 salariés : par voie dématérialisée (via l'espace employeur sur pole-emploi.fr.) ou papier, aux choix de l'employeur. Pour obtenir une version papier de l'attestation, il faut joindre Pôle Emploi au numéro suivant : 3995. Depuis le 1er juin 2021, les attestations employeur issues d'anciens modèles ne sont plus acceptées.

Ne relèvent pas de la DSN, les employeurs d'une des populations suivantes : agents publics titulaires et non-titulaires, intermittents du spectacle, expatriés, dockers, personnels navigants de la marine marchande, marins-pêcheurs.

Quel est le contenu de l'attestation ?

L'attestation Pôle emploi mentionne notamment :

  • la nature du contrat, le dernier emploi tenu, le temps de travail
  • la date de début d'emploi et la date du dernier jour travaillé et payé
  • le motif de la rupture du contrat de travail. L'employeur a de nombreux choix, tels que « licenciement pour faute grave », « prise d'acte de la rupture du contrat de travail »,  « rupture conventionnelle », « fin de la période d'essai à l'initiative de l'employeur », etc.
  • le montant des rémunérations
  • le montant des indemnités de rupture.

Pour plus de précisions, voir le guide de saisie de l'attestation sur https://entreprise.pole-emploi.fr.

Attention

Comment la remettre au salarié ?

Avec la DSN, une fois l'AER l'attestation employeur rematérialisée (AER) est générée par Pôle Emploi après le signalement de la fin du contrat par l'employeur dans la DSN récupérée, l'employeur doit la dater, la signer puis inviter le salarié à venir la retirer.

En cas d'impossibilité d'utiliser la DSN, l'employeur met à disposition du salarié l'attestation établie par voie dématérialisée via le portail de Pôle emploi une fois datée et signée, ou bien un exemplaire de l'attestation papier, daté et signé.

L'attestation est « quérable » : l'employeur doit donc seulement la tenir à la disposition du salarié (et non l'envoyer) et l'inviter à venir la retirer .

Quand faut-il délivrer l'attestation Pôle Emploi au salarié ?

L'employeur doit délivrer au salarié l'attestation Pôle emploi au moment de l'expiration ou de la rupture du contrat de travail .

En pratique, elle doit être remise au salarié à la fin de son contrat de travail avec le dernier bulletin de paie.

Attention

L'envoi de l'attestation d'employeur avant réception de la lettre motivée de licenciement prive ce dernier de cause réelle et sérieuse .

Si le salarié est dispensé de l'exécution du préavis, l'attestation peut être remise soit :

  • lors de son départ effectif de l'entreprise, si la dernière paie est établie
  • ultérieurement et, au plus tard, le dernier jour du préavis non exécuté. L'employeur dispose ainsi de la durée du préavis pour remettre l'attestation employeur, même si le salarié n'est pas rémunéré pendant cette période .

En cas de prise d'acte de la rupture du contrat de travail par le salarié, l'attestation doit lui être remise sans délai, la prise d'acte emportant cessation immédiate du contrat de travail .

Que risque l'employeur qui ne délivre pas l'attestation Pôle Emploi ?

Lorsque le salarié ne parvient pas à obtenir l'attestation, il doit en informer Pôle emploi :

  • Pôle emploi va inviter l'employeur à fournir l'attestation, en l'informant des sanctions encourues : une contravention de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive)
  • en l'absence de réponse, Pôle emploi fait poursuivre la procédure par l'inspection du travail pour aboutir au paiement d'une amende
  • l'employeur doit payer l'amende s'il ne régularise pas sa situation dans les 15 jours qui suivent la mise en demeure de l'inspecteur du travail notifiée par lettre recommandée avec avis de réception .

Le salarié peut également intenter une action devant le conseil de prud'hommes et demander :

  • la remise de l'attestation sous astreinte, c'est-à-dire avec condamnation au paiement d'une somme par jour de retard. En l'absence de précision dans la décision de justice, l'employeur doit la faire parvenir au salarié
  • des dommages et intérêts, à condition pour le salarié de démontrer la réalité et l'étendue de son préjudice . La demande de dommages et intérêts peut être effectuée dans le cadre d'un référé prud'homal , ou dans le cadre de la procédure au fond devant le conseil de prud'hommes. Dans ce dernier cas, le bureau de conciliation et d'orientation peut contraindre l'employeur à remettre l'attestation sous astreinte .

Le salarié peut également contester devant le conseil de prud'hommes le montant du salaire que l'employeur a porté sur l'attestation employeur. Si celui-ci est inférieur à la réalité, il peut solliciter des dommages et intérêts, dans la mesure où ses allocations sont calculées à partir du salaire brut mentionné sur l'attestation Pôle emploi.

Remarque

En l'absence d'attestation employeur, Pôle emploi peut, dans certains cas, se prononcer sur l'ouverture des droits du salarié. Ce dernier doit alors lui communiquer toutes les pièces utiles : certificat de travail, lettre de licenciement, bulletins de salaire, justificatifs d'un recours prud'homal.

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Documents de fin de contrat obligatoires : tableau récapitulatif

 

Certificat de travail

Solde de tout compte

Attestation Pôle Emploi

Récapitulatif de l'épargne salariale

Est-il obligatoire ?

Oui,

sauf si l'entreprise utilise des Tese Le titre emploi service entreprise est un dispositif géré par les Urssaf destiné à simplifier les formalités sociales, accessible aux entreprises relevant du régime général de Sécurité sociale

Oui.

 

Oui.

Dans les entreprises de travail temporaires pour les salariés intérimaires et dans les associations intermédiaires pour les salariés en CDD en vue d'être mis à disposition, l'attestation Pôle Emploi n'est obligatoire que si le salarié la demande expressément et que son contrat de travail la rend obligatoire.

 

Oui lorsque l'entreprise a mis en place un régime de participation, d'intéressement, de plan d'épargne salariale (PEE, PEI), de plan d'épargne retraite d'entreprise (Perco, Pereco) ou un régime de retraite supplémentaire.

Quel est son contenu ?

Mentions obligatoires :

– la date d'entrée du salarié et celle de sa sortie

– la nature de l'emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus

– le bénéficie du maintien à titre gratuit des garanties frais de santé et prévoyance , 6º).

– les éléments permettant d'identifier le salarié et l'entreprise et d'authentifier et dater le document.

L'ajout d'une mention est possible avec l'accord de l'employeur et du salarié.

Le solde de tout compte doit faire l'inventaire des sommes versées au salarié à l'occasion de la rupture du contrat de travail.

Il doit :

– mentionner obligatoirement qu'il est établi en double exemplaire

– comporter la signature datée du du salarié pour produire des effets (le salarié n'a pas l'obligation de le signer).

 

Attention, le solde de tout compte doit détailler les sommes versées, il ne peut pas mentionner uniquement une somme globale.

 

L'attestation Pôle emploi mentionne notamment :

– la nature du contrat, le dernier emploi tenu, le temps de travail

– la date de début d'emploi et la date du dernier jour travaillé et payé

– le motif de la rupture du contrat de travail

– le montant des rémunérations

– le montant des indemnités de rupture.

 

L'état récapitulatif de l'épargne salariale liste les actifs disponibles et ceux affectés au plan d'épargne pour la retraite et au plan d'épargne retraite d'entreprise. Il précise les conditions de transfert et de liquidation des actifs, décrit les opérations déjà réalisées, identifie les teneurs de registre auprès desquels le salarié a un compte ainsi que le débiteur des frais de tenue de compte-conservation et si ces derniers sont pris en charge par l'employeur ou le salarié.

Quand faut-il le délivrer ?

À l'issue du préavis, qu'il soit effectué ou non.

 

En cas de prise d'acte, il doit être remis au plus tôt.

À l'issue du préavis, qu'il soit effectué ou non.

 

Si le salarié n'exécute pas son préavis, il est possible d'établir et de faire signer le solde de tout compte en cours de préavis.

 

En cas de prise d'acte, le solde de tout compte doit être remis au plus tôt.

En même temps que le dernier bulletin de paie.

 

À l'issue du préavis s'il est exécuté. Si le salarié n'exécute pas son préavis : lors de son départ effectif si la dernière paie est établie, et au plus tard le dernier jour du préavis non exécuté.

 

En cas de prise d'acte, l'attestation doit être remise au plus tôt.

 

Lorsque le salarié quitte l'entreprise.

Comment faut-il le transmettre au salarié ?

L'entreprise doit le tenir à la disposition du salarié.

L'entreprise doit le tenir à la disposition du salarié.

L'entreprise doit signaler la fin du contrat sur la DSN, qui génère une attestation employeur rematérialisée (AER). Il doit ensuite la dater, la signer, puis la tenir à la disposition du salarié.

Aucune indication dans le Code du travail ou la jurisprudence

Sous quelle forme ?

Forme libre

Forme libre, double exemplaire

L'attestation est générée par la DSN.

L'état récapitulatif doit être inséré dans le livret d'épargne salariale.

Pour quelles conséquences ?

Le retard, l'absence de remise ou la non-conformité du certificat de travail peuvent être sanctionnés par :

– une amende de 750 €

– des dommages et intérêts si le salarié démontre avoir subi un préjudice

– une astreinte L'employeur est condamné au paiement d'une somme donnée par jour de retard. jusqu'à sa remise.

Six mois après sa signature du solde de tout compte, le salarié ne peut plus contester les sommes qui y sont mentionnées.

 

Si le solde de tout compte n'est pas correctement établi ou que le salarié émet des réserves, il n'a pas d'effet libératoire pour l'employeur Le salarié peut donc contester les sommes mentionnées au-delà du délai de six mois.

L'absence de remise ou son retard est sanctionnée par :

–  une amende de 1500 €

– des dommages et intérêts si le salarié démontre avoir subi un préjudice

– une astreinte L'employeur est condamné au paiement d'une somme donnée par jour de retard. jusqu'à sa remise.

 

Un salarié pourrait solliciter des dommages et intérêts si l'absence d'état récapitulatif lui a causé un préjudice.

 

 

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