Documents de fin de contrat

L'attestation Pôle Emploi est obligatoire quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail (CDI ou CDD). Elle s'applique dans tous les cas d'expiration ou de rupture du contrat de travail : licenciement, démission Cass. soc., 15 mars 2017, nº 15-21.232, rupture conventionnelle, prise d'acte, arrivée du terme du CDD, rupture de la période d'essai, etc.

Toutefois, l'attestation n'est pas obligatoire dans les entreprises de travail temporaire pour les salariés intérimaires et dans les associations intermédiaires pour les salariés embauchés en CDD en vue d'être mis à disposition sauf si :

• le salarié demande expressément l'attestation Pôle emploi
• le contrat de travail mentionne le droit pour le salarié d'obtenir sans délai l'attestation dès le jour d'expiration du contrat C. trav., art. R. 1234-11.

L'attestation Pôle emploi mentionne notamment :

• la nature du contrat, le dernier emploi tenu, le temps de travail
• la date de début d'emploi et la date du dernier jour travaillé et payé
• le motif de la rupture du contrat de travail. L'employeur a de nombreux choix, tels que « licenciement pour faute grave », « prise d'acte de la rupture du contrat de travail »,  « rupture conventionnelle », « fin de la période d'essai à l'initiative de l'employeur », etc.
• le montant des rémunérations
• le montant des indemnités de rupture.

Pour plus de précisions, voir le guide de saisie de l'attestation sur https://entreprise.pole-emploi.fr.

L'employeur établit l'attestation Pôle Emploi via la DSN La Déclaration sociale nominative produite à partir du logiciel de paye transmet mensuellement des données sur chaque salarié aux institutions concernées, elle remplace la majorité des anciennes déclarations sociales périodiques  :

• l'employeur signale, via la DSN, la fin du contrat de travail d'un salarié
• Pôle emploi génère une « attestation employeur rematérialisée » (AER) et la met à disposition de l'employeur en format PDF sur le tableau de bord de la DSN
• l'employeur remet l'AER au salarié.

Si l'AER l'attestation employeur rematérialisée (AER) est générée par Pôle Emploi après le signalement de la fin du contrat par l'employeur dans la DSN n'apparaît pas sur le tableau de bord de la DSN, l'employeur doit procéder à l'établissement de l'« attestation d'employeur dématérialisée » (AED) auprès de Pôle emploi. Pour ce faire, l'employeur doit se rendre sur son « espace employeur » sur pole-emploi.fr.

Avec la DSN, une fois l'AER l'attestation employeur rematérialisée (AER) est générée par Pôle Emploi après le signalement de la fin du contrat par l'employeur dans la DSN récupérée, l'employeur doit la dater, la signer puis inviter le salarié à venir la retirer.

En cas d'impossibilité d'utiliser la DSN, l'employeur met à disposition du salarié l'attestation établie par voie dématérialisée via le portail de Pôle emploi une fois datée et signée, ou bien un exemplaire de l'attestation papier, daté et signé.

L'attestation est « quérable » : l'employeur doit donc seulement la tenir à la disposition du salarié (et non l'envoyer) et l'inviter à venir la retirer Cass. soc., 5 oct. 2004, nº 02-44.487.

L'employeur doit délivrer au salarié l'attestation Pôle emploi au moment de l'expiration ou de la rupture du contrat de travail C. trav., art. R. 1234-9.

En pratique, elle doit être remise au salarié à la fin de son contrat de travail avec le dernier bulletin de paie.

Si le salarié est dispensé de l'exécution du préavis, l'attestation peut être remise soit :

• lors de son départ effectif de l'entreprise, si la dernière paie est établie
• ultérieurement et, au plus tard, le dernier jour du préavis non exécuté. L'employeur dispose ainsi de la durée du préavis pour remettre l'attestation employeur, même si le salarié n'est pas rémunéré pendant cette période Cass. soc., 20 sept. 2006, no 05-44.259.

En cas de prise d'acte de la rupture du contrat de travail par le salarié, l'attestation doit lui être remise sans délai, la prise d'acte emportant cessation immédiate du contrat de travail Cass. soc., 4 juin 2008, no 06-45.757.

Lorsque le salarié ne parvient pas à obtenir l'attestation, il doit en informer Pôle emploi :

• Pôle emploi va inviter l'employeur à fournir l'attestation, en l'informant des sanctions encourues : une contravention de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive) C. trav., art. R. 1238-7
• en l'absence de réponse, Pôle emploi fait poursuivre la procédure par l'inspection du travail pour aboutir au paiement d'une amende
• l'employeur doit payer l'amende s'il ne régularise pas sa situation dans les 15 jours qui suivent la mise en demeure de l'inspecteur du travail notifiée par lettre recommandée avec avis de réception C. trav., art. L. 5422-15C. trav., art. R. 5422-9.

Le salarié peut également intenter une action devant le conseil de prud'hommes et demander :

• la remise de l'attestation sous astreinte, c'est-à-dire avec condamnation au paiement d'une somme par jour de retard. En l'absence de précision dans la décision de justice, l'employeur doit la faire parvenir au salarié Cass. soc., 10 mai 1995, no 92-42.569
• des dommages et intérêts, à condition pour le salarié de démontrer la réalité et l'étendue de son préjudice Cass. soc., 13 avr. 2016, no 14-28.293. La demande de dommages et intérêts peut être effectuée dans le cadre d'un référé prud'homal Cass. soc., 4 juin 1998, no 97-44.159, ou dans le cadre de la procédure au fond devant le conseil de prud'hommes. Dans ce dernier cas, le bureau de conciliation et d'orientation peut contraindre l'employeur à remettre l'attestation sous astreinte C. trav., art. R. 1454-14.

Le salarié peut également contester devant le conseil de prud'hommes le montant du salaire que l'employeur a porté sur l'attestation employeur. Si celui-ci est inférieur à la réalité, il peut solliciter des dommages et intérêts, dans la mesure où ses allocations sont calculées à partir du salaire brut mentionné sur l'attestation Pôle emploi.