Documents de fin de contrat

Mise à jour : 04 juillet 2022

La forme du certificat de travail est libre : il peut être manuscrit, dactylographié, imprimé, etc. Il est toutefois recommandé d'établir le certificat sur papier à en-tête de l'établissement.

Le certificat de travail doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. En dehors de celles-ci, toute mention supplémentaire doit être approuvée par le salarié et l'employeur. Celui-ci doit bien se garder de toute mention qui pourrait porter préjudice au salarié.

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Quelles sont les mentions obligatoires ?

Le certificat de travail doit obligatoirement indiquer C. trav., art. D. 1234-6 :

la date d'entrée du salarié et celle de sa sortie
la nature de l'emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus
le bénéficie du maintien à titre gratuit des garanties frais de santé et prévoyance CSS, art. L. 911-8
les éléments permettant d'identifier le salarié et l'entreprise et d'authentifier et de dater le document :
- l'identité de l'employeur (nom, adresse, raison sociale et siège social)
- l'identité du salarié (nom, prénoms et adresse)
- la date et le lieu de la délivrance du certificat
- la signature de l'employeur.

Précisément, que faut-il mentionner à propos du maintien des garanties frais de santé et prévoyance ?

Les salariés bénéficiant d'une couverture santé et/ou d'un régime de prévoyance ont droit au maintien à titre gratuit de cette couverture en cas de cessation du contrat de travail, non consécutive à une faute lourde, ouvrant droit à la prise en charge par l'assurance chômage. L'employeur doit faire mention de ce droit dans le certificat de travail CSS, art. L. 911-8.

La loi n'apporte aucune précision sur l'étendue de l'obligation d'information à laquelle est tenu l'employeur dans le certificat CSS, art. L. 911-8. Afin d'éviter un éventuel contentieux fondé sur un défaut d'information de l'employeur, il est au minimum conseillé de renvoyer expressément dans le certificat de travail à l'article L 911-8, qui fixe l'ensemble des conditions liées au maintien des garanties (durée, niveau des garanties, etc.).

Précisément, quelle date d'entrée dans l'entreprise faut-il mentionner ?

La date d'entrée est celle à laquelle le salarié a pris ses fonctions dans l'entreprise. Si le salarié a effectué une période d'essai, il s'agit de la date à laquelle a débuté l'essai. De même, si un stage pratique est effectué avant l'embauche, la date d'entrée dans l'entreprise est la date de début du stage Cass. soc., 26 mars 1996, no 93-42.703.

En cas de transfert légal d'entreprise Modification dans la situation juridique de l'employeur, c'est-à-dire reprise de l'entreprise par un nouvel employeur, conformément à l'article L. 1224-1 du Code du travailC. trav., art. L. 1224-1, le certificat de travail, délivré par le dernier employeur, doit mentionner, comme date d'entrée, la date d'embauche par l'employeur initial Cass. soc., 24 juin 2009, no 08-41.177, en faisant état de tous les emplois occupés depuis cette date jusqu'au départ du salarié.

Remarque

Le certificat de travail d'un salarié en contrat à durée déterminée doit indiquer comme date d'entrée le début du CDD concerné, même si celui-ci a été renouvelé ou si d'autres CDD ont été conclus précédemment.

Comment indiquer la nature du ou des emplois occupés ?

L'employeur doit indiquer la qualification du salarié en se référant au contrat de travail, au bulletin de salaire, ou aux classifications de la convention collective.

La qualification doit correspondre aux fonctions réellement exercées par le salarié Cass. soc., 2 juin 2004, no 02-41.024. Elle doit être suffisamment précise pour renseigner utilement sur le travail effectué. Si l'énumération des tâches n'est pas nécessaire, à l'inverse, l'employeur ne peut pas se contenter de mentionner le classement hiérarchique du salarié Cass. soc., 1er déc. 1971, no 71-40.029 ou sa catégorie professionnelle Cass. soc., 8 oct. 1992, no 91-42.303 Cass. soc., 24 janv. 2007, no 05-41.981.

Attention

Lorsque le salarié a occupé successivement plusieurs postes de nature différente au sein de l'entreprise, il doit en être fait mention de manière précise dans le certificat de travail, avec les périodes correspondantes C. trav., art. D. 1234-6.

En revanche, l'employeur n'est pas tenu de mentionner le secteur d'activité du salarié Cass. soc., 3 févr. 1999, no 96-44.960.

Exemple

Il n'est pas nécessaire de mentionner « expert des sociétés d'assurances incendies et risques divers » : la précision du secteur d'activité n'est pas requise par les dispositions légales Cass. soc., 3 févr. 1999, no 96-44.960.

Un congé sans solde peut figurer sur le certificat de travail Cass. soc., 12 juin 1981, no 79-40.980.

Précisément, quelle date de sortie indiquer ?

La date de sortie est celle à laquelle le contrat de travail prend fin :

si le salarié exécute son préavis, c'est la date de fin de préavis
en cas de dispense de préavis, c'est également la date de fin de préavis qui doit être mentionnée Cass. soc., 14 janv. 1998, no 95-41.262. Toutefois, si le salarié licencié n'exécute pas son préavis alors qu'il n'en a pas été dispensé, le certificat de travail peut indiquer comme date de sortie la date du dernier jour de travail effectif Cass. soc., 14 oct. 1993, no 92-42.378
en cas de rupture conventionnelle, c'est la date indiquée dans la convention de rupture comme étant la date de fin du contrat et non celle de l'homologation de la rupture par l'Administration Cass. soc., 18 févr. 2015, no 13-23.880
en cas de prise d'acte par le salarié, c'est la date à laquelle le salarié a pris acte de la rupture Cass. soc., 4 juin 2008, no 06-45.757.

Est-il possible d'ajouter d'autres mentions au certificat de travail ?

Oui, mais salarié et employeur doivent tous deux être d'accord sur l'ajout effectué.

Exemple

Si le salarié est soumis à une clause de non-concurrence, l'employeur ne peut le mentionner qu'avec l'accord du salarié Cass. soc., 4 mars 1992, no 88-41.014.

L'employeur ne peut pas imposer au salarié d'autres mentions que celles prévues par la loi Cass. soc., 4 mars 1992, nº 88-41.014. Inversement, le salarié ne peut pas exiger que l'employeur porte, par exemple, des appréciations élogieuses sur son travail sur le certificat de travail.

Quelles sont les mentions interdites ?

Sont interdites les indications susceptibles de porter préjudice au salarié ou simplement tendancieuses Cass. soc., 9 janv. 1985, nº 83-45.188, même si elles sont objectivement exactes. Ne peuvent ainsi être mentionnés, les motifs de la rupture ou le fait que le salarié est investi d'un mandat de représentant du personnel.

Les mentions discriminatoires sont évidemment également interdites Cass. crim., 14 oct. 1986, nº 85-96.369.

Exemple

Le certificat de travail ne doit pas mentionner :

la nationalité du salarié Cass. crim., 14 oct. 1986, nº 85-96.369
le motif de rupture
les mandats représentatifs du salarié.

Quelle est la valeur de la mention « libre de tout engagement » ?

En pratique, le certificat de travail comporte souvent la mention « libre de tout engagement ». Il s'agit en réalité d'une mention facultative, qui a pour seul effet de confirmer la fin du contrat de travail.

Ainsi une telle mention ne vaut :

ni renonciation à l'application d'une clause de non-concurrence Cass. soc., 19 juin 1991, nº 86-45.504
ni renonciation au bénéfice d'une clause de dédit-formation Cass. soc., 4 juill. 2001, nº 99-43.520
ni renonciation de l'employeur à réclamer ultérieurement le paiement d'une indemnité compensatrice de préavis Cass. soc., 2 février 1978, nº 76-41.004
ni dispense d'exécuter le préavis Cass. soc., 10 nov. 1993, nº 90-40.008.

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Documents de fin de contrat obligatoires : tableau récapitulatif

	Certificat de travail	Solde de tout compte	Attestation Pôle Emploi	Récapitulatif de l'épargne salariale
Est-il obligatoire ?	Oui, sauf si l'entreprise utilise des Tese Le titre emploi service entreprise est un dispositif géré par les Urssaf destiné à simplifier les formalités sociales, accessible aux entreprises relevant du régime général de Sécurité sociale	Oui.	Oui. Dans les entreprises de travail temporaires pour les salariés intérimaires et dans les associations intermédiaires pour les salariés en CDD en vue d'être mis à disposition, l'attestation Pôle Emploi n'est obligatoire que si le salarié la demande expressément et que son contrat de travail la rend obligatoire.	Oui lorsque l'entreprise a mis en place un régime de participation, d'intéressement, de plan d'épargne salariale (PEE, PEI), de plan d'épargne retraite d'entreprise (Perco, Pereco) ou un régime de retraite supplémentaire.
Quel est son contenu ?	Mentions obligatoires : – la date d'entrée du salarié et celle de sa sortie – la nature de l'emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus – le bénéficie du maintien à titre gratuit des garanties frais de santé et prévoyance CSS, art. L. 911-8, 6º). – les éléments permettant d'identifier le salarié et l'entreprise et d'authentifier et dater le document. L'ajout d'une mention est possible avec l'accord de l'employeur et du salarié.	Le solde de tout compte doit faire l'inventaire des sommes versées au salarié à l'occasion de la rupture du contrat de travail. Il doit : – mentionner obligatoirement qu'il est établi en double exemplaire – comporter la signature datée du du salarié pour produire des effets (le salarié n'a pas l'obligation de le signer). Attention, le solde de tout compte doit détailler les sommes versées, il ne peut pas mentionner uniquement une somme globale.	L'attestation Pôle emploi mentionne notamment : – la nature du contrat, le dernier emploi tenu, le temps de travail – la date de début d'emploi et la date du dernier jour travaillé et payé – le motif de la rupture du contrat de travail – le montant des rémunérations – le montant des indemnités de rupture.	L'état récapitulatif de l'épargne salariale liste les actifs disponibles et ceux affectés au plan d'épargne pour la retraite et au plan d'épargne retraite d'entreprise. Il précise les conditions de transfert et de liquidation des actifs, décrit les opérations déjà réalisées, identifie les teneurs de registre auprès desquels le salarié a un compte ainsi que le débiteur des frais de tenue de compte-conservation et si ces derniers sont pris en charge par l'employeur ou le salarié.
Quand faut-il le délivrer ?	À l'issue du préavis, qu'il soit effectué ou non. En cas de prise d'acte, il doit être remis au plus tôt.	À l'issue du préavis, qu'il soit effectué ou non. Si le salarié n'exécute pas son préavis, il est possible d'établir et de faire signer le solde de tout compte en cours de préavis. En cas de prise d'acte, le solde de tout compte doit être remis au plus tôt.	En même temps que le dernier bulletin de paie. À l'issue du préavis s'il est exécuté. Si le salarié n'exécute pas son préavis : lors de son départ effectif si la dernière paie est établie, et au plus tard le dernier jour du préavis non exécuté. En cas de prise d'acte, l'attestation doit être remise au plus tôt.	Lorsque le salarié quitte l'entreprise.
Comment faut-il le transmettre au salarié ?	L'entreprise doit le tenir à la disposition du salarié.	L'entreprise doit le tenir à la disposition du salarié.	L'entreprise doit signaler la fin du contrat sur la DSN, qui génère une attestation employeur rematérialisée (AER). Il doit ensuite la dater, la signer, puis la tenir à la disposition du salarié.	Aucune indication dans le Code du travail ou la jurisprudence
Sous quelle forme ?	Forme libre	Forme libre, double exemplaire	L'attestation est générée par la DSN.	L'état récapitulatif doit être inséré dans le livret d'épargne salariale.
Pour quelles conséquences ?	Le retard, l'absence de remise ou la non-conformité du certificat de travail peuvent être sanctionnés par : – une amende de 750 € – des dommages et intérêts si le salarié démontre avoir subi un préjudice – une astreinte L'employeur est condamné au paiement d'une somme donnée par jour de retard. jusqu'à sa remise.	Six mois après sa signature du solde de tout compte, le salarié ne peut plus contester les sommes qui y sont mentionnées. Si le solde de tout compte n'est pas correctement établi ou que le salarié émet des réserves, il n'a pas d'effet libératoire pour l'employeur Le salarié peut donc contester les sommes mentionnées au-delà du délai de six mois.	L'absence de remise ou son retard est sanctionnée par : – une amende de 1500 € – des dommages et intérêts si le salarié démontre avoir subi un préjudice – une astreinte L'employeur est condamné au paiement d'une somme donnée par jour de retard. jusqu'à sa remise.	Un salarié pourrait solliciter des dommages et intérêts si l'absence d'état récapitulatif lui a causé un préjudice.