L'employeur est libre de choisir quand convoquer le salarié à un entretien préalable au licenciement sauf quand il s'agit d'un licenciement disciplinaire. Dans ce cas-là, il faut faire attention à ne pas tarder :

• la convocation doit être envoyée dans les deux mois suivant le jour où l'employeur a eu connaissance des faits. Au-delà, les faits sont prescrits (C. trav., art. L. 1332-4) (voir question dédiée)
• s'il s'agit d'un licenciement pour faute grave, l'entretien préalable doit même avoir lieu dans le délai le plus restreint possible, sous peine de disqualifier ultérieurement la faute grave (voir question dédiée).

La convocation à l'entretien préalable doit nécessairement être écrite (C. trav., art. L. 1232-2) et comporter les mentions obligatoires ci-dessous.

• Objet de l'entretien. La convocation doit indiquer clairement qu'un licenciement est envisagé (Cass. soc., 16 janv. 2007, no 05-43.443) :
  • la convocation doit bien indiquer que le licenciement est « envisagé » puisqu'à ce stade, aucune décision définitive n'est censée être prise
  • s'il y a hésitation sur la mesure à intervenir – sanction disciplinaire ou licenciement –, il est possible de retenir une formulation du type « projet de sanction pouvant aller jusqu'au licenciement ». La lettre ne peut pas uniquement indiquer que le salarié est convoqué à un « entretien préalable » sans préciser « de licenciement » (Cass. soc., 19 juin 2002, no 00-43.684), ni évoquer la possibilité d'une sanction disciplinaire sans mentionner l'éventualité d'un licenciement (Cass. soc., 18 janv. 2000, no 97-44.953).
• Date et heure de l'entretien (Cass. soc., 25 sept. 2007, no 05-45.592). L'employeur est libre de choisir la date et l'heure de l'entretien préalable, dès lors qu'il respecte le délai de 5 jours ouvrables entre la convocation et l'entretien (voir question dédiée).
• Lieu de l'entretien (Cass. soc., 30 juin 2016, no 15-16.066).
• Possibilité pour le salarié de se faire assister. La lettre doit indiquer au salarié qu'il peut, au cours de l'entretien, se faire assister. Il faut alors distinguer deux hypothèses.
  • Si l'entreprise est dotée de représentants du personnel, la lettre doit :
    • indiquer que le salarié peut être assisté par un salarié appartenant à l'entreprise
    • ne pas indiquer que le salarié peut se faire assister par un conseiller inscrit sur la liste préfectorale, cette option n'étant pas ouverte en présence de représentants du personnel dans l'entreprise (Cass. soc., 19 nov. 2008, no 07-43.191)
    • peut mais, sans aucune obligation, indiquer l'identité des représentants du personnel pouvant assister le salarié (Cass. soc., 14 juin 2016, no 15-12.522).
  • Si l'entreprise n'a pas de représentant du personnel, la lettre doit :
    • indiquer que le salarié peut être assisté par un salarié appartenant à l'entreprise
    • indiquer la possibilité de se faire assister par un conseiller extérieur inscrit sur une liste dressée par le préfet (C. trav., art. L. 1232-4)
    • préciser l'adresse des services où cette liste peut être librement consultée :
      • celle de l'inspection du travail dont relève l'établissement
      • celle de la mairie du domicile du salarié s'il demeure dans le département où est implanté l'établissement ou, dans le cas contraire, celle de son lieu de travail (C. trav., art. D. 1232-5Cass. soc., 29 juin 2005, no 04-40.280).

Il existe deux possibilités de convocation (C. trav., art. L. 1232-2).

• Par lettre recommandée :
  • il est préférable de prévoir un envoi avec avis de réception, mais ce n'est pas obligatoire
  • un envoi en Chronopost est également admis (Cass. soc., 8 févr. 2011, no 09-40.027)
  • un envoi par courrier recommandé électronique est tout à fait possible, mais le salarié peut refuser cet envoi Le prestataire chargé de la transmission du recommandé électronique (La Poste, par exemple) doit demander au salarié s'il accepte de recevoir un recommandé électronique, celui-ci peut refuser. (D. no 2018-347, 9 mai 2018).
• Par lettre simple remise en main propre contre récépissé :
  • il est important que le salarié mentionne la date de réception du courrier pour vérifier le respect des délais de procédure
  • si le salarié refuse de signer et/ou de dater le récépissé, il convient alors de lui envoyer la convocation par lettre recommandée avec avis de réception.

Aucune sanction n'est prononcée à l'encontre de l'employeur qui convoque autrement le salarié. Ces modes de convocation ne sont qu'un moyen légal de prévenir toute contestation sur la date de la convocation (Cass. soc., 28 févr. 2018, no 16-19.934).

Non. L'employeur n'est pas obligé d'indiquer les faits ou les griefs reprochés au salarié (Cass. soc., 6 avr. 2016, no 14-23.198).

L'employeur qui a convoqué le salarié à l'entretien préalable, selon les modalités légales, a rempli ses obligations. Peu importe alors que le salarié ne la reçoive pas, la procédure peut se poursuivre.

Si le salarié ne retire pas sa convocation à l'entretien préalable et que l'employeur décide de renvoyer une convocation à un nouvel entretien, le délai de deux mois pour notifier le licenciement pour motif disciplinaire s'apprécie à la date de l'entretien initialement fixé (Cass. soc., 20 mai 2014, no 12-28.463).

Si la date ou le lieu de l'entretien est modifié à la demande du salarié, l'employeur n'a pas besoin de reconvoquer ce dernier. Il peut simplement l'informer par tout moyen (Cass. soc., 29 janv. 2014, no 12-19.872Cass. soc., 24 janv. 2007, no 05-44.098).

En revanche, si l'employeur modifie la date ou le lieu de sa propre initiative, il doit procéder à une nouvelle convocation.

Non. L'entretien préalable a un caractère strictement individuel. Il est donc exclu pour l'employeur de convoquer à un entretien préalable commun plusieurs salariés ayant commis la même faute et dont il envisage le licenciement (Cass. soc., 23 avr. 2003, no 01-40.817).