L'essentiel Le droit en tableau Les étapes Les points de vigilance

L'employeur fixe le lieu, la date et l'heure de l'entretien préalable. Généralement, il s'agit du lieu de travail, pendant les horaires de travail. Mais d'autres lieux ou d'autres horaires sont possibles dès lors que l'employeur indemnise le salarié des frais supplémentaires exposés et du temps passé. Il doit surtout faire attention à bien respecter un délai de cinq jours ouvrables pleins entre la présentation de la convocation et l'entretien.

Où l'entretien doit-il se dérouler ?

L'employeur peut fixer l'entretien :

Remarque
En aucun cas, l'entretien préalable ne peut être remplacé par une conversation téléphonique ().

À quelle date et à quelle heure l'entretien doit-il se dérouler ?

L'employeur est libre de choisir la date et l'heure de l'entretien préalable, mais :

  • il doit faire attention à respecter un délai de cinq jours ouvrables entre la convocation et l'entretien ()
  • un salarié à temps partiel doit être convoqué un jour où il travaille habituellement ()
  • l'entretien préalable se déroule en principe pendant les heures normales de travail. Si ce n'est pas le cas, le salarié peut demander à être indemnisé. Le temps de l'entretien doit être rémunéré comme temps de travail et les frais exposés doivent être remboursés (frais de déplacement, frais de garderie supplémentaires, etc.) ().

Quel délai doit séparer la convocation et l'entretien ?

Un délai minimal de 5 jours ouvrables Tous les jours de la semaine sauf les dimanches et jours fériés doit séparer l'entretien de la présentation de la convocation au salarié ().

Ces cinq jours ouvrables sont calculés en suivant les règles suivantes :

Exemple
  • Une lettre est présentée au salarié le mercredi 10 novembre 2021 : l'entretien ne peut avoir lieu avant le jeudi 18 novembre car le jeudi 11 novembre (férié) et le dimanche 14 ne sont pas des jours ouvrables.
  • Une lettre de convocation est présentée le mardi 5 septembre. Le délai de cinq jours ouvrables commence à courir le mercredi 6 septembre. Il expire normalement le 10 septembre, mais comme il s'agit d'un dimanche, le délai est repoussé au lundi 11 septembre minuit. L'entretien ne peut donc avoir lieu avant le mardi 12 septembre.
  • Attention
    Le délai de 5 jours ouvrables séparant la convocation et l'entretien préalable est strictement obligatoire. Si l'employeur fixe un délai inférieur et que le salarié l'accepte en se rendant à l'entretien à la date ainsi fixée, il conserve la possibilité de demander des dommages et intérêts pour cette irrégularité de procédure ().

    S'agissant des salariés protégés, le respect de ce délai constitue une formalité substantielle. À défaut, l'inspecteur du travail n'autorisera pas le licenciement.

    L'entretien peut-il se dérouler pendant une période de suspension du contrat de travail ?

    Oui.  L'employeur peut convoquer à un entretien préalable au licenciement et l'entretien peut se tenir pendant une période de suspension du contrat de travail.

    Concrètement, en cas d'arrêt maladie, l'employeur peut convoquer le salarié aux heures de sorties autorisées par le praticien.

    Attention
    L'entretien préalable au licenciement peut se tenir pendant une période de suspension du contrat de travail. Néanmoins, il faut être vigilant dans les deux situations ci-dessous.
  • En cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle : l'employeur peut convoquer le salarié à un entretien préalable pendant l'arrêt de travail, mais il ne peut procéder à son licenciement pendant cet arrêt que pour faute grave ou impossibilité de maintenir le contrat de travail pour un motif non lié à la maladie professionnelle ou à l'accident du travail ()
  • En cas de congé de maternité : une salariée peut être valablement convoquée à un entretien préalable pendant un congé de maternité, mais son licenciement, quel qu'en soit le motif, ne peut lui être notifié pendant ce congé et ses prolongations. Ensuite, pendant la période de dix semaines qui suit le congé, elle ne peut être licenciée que pour faute grave ou impossibilité de maintenir le contrat pour un motif non lié à sa maternité ().
  • Que faut-il faire pour modifier la date ou le lieu de l'entretien ?

    L'employeur peut reporter la date de l'entretien ou modifier le lieu à la demande du salarié. Dans ce cas-là, il n'est pas obligé d'adresser une nouvelle convocation. Il doit simplement aviser le salarié, en temps utile et par tous moyens, du nouveau lieu () ou des nouvelles date et heure de l'entretien ().

    Si l'employeur modifie de sa propre initiative la date ou le lieu de l'entretien, il est conseillé de procéder à une nouvelle convocation du salarié.

    L'employeur doit-il reporter la date de l'entretien si le salarié l'informe qu'il ne peut pas s'y rendre ?

    Si le salarié ne peut pas se rendre à l'entretien, l'employeur n'a pas l'obligation de reporter la date de cet entretien, même si le salarié le lui demande. L'employeur peut tout à fait poursuivre la procédure ().

    Si l'employeur reporte la date : .

    Attention
    L'employeur peut valablement convoquer le salarié pendant un arrêt maladie et refuser de reporter la date de cet entretien, mais il sera sanctionné si ce procédé révèle une intention de nuire au salarié.
    Exemple
    L'employeur avait convoqué le salarié alors qu'il savait que ce dernier allait subir une grave opération. Le salarié avait vainement demandé un report de cet entretien, fixé pendant sa convalescence. Les juges ont considéré que l'employeur avait volontairement mis le salarié dans l'impossibilité de se présenter à l'entretien, et s'était abstenu de lui laisser le temps de présenter ses observations sur les motifs de licenciement. Il a été condamné au paiement de dommages et intérêts pour non-respect de la procédure ().

    Comment calculer les délais en cas de modification de la date de l'entretien ?

    Si la date de l'entretien a été décalée à la demande du salarié :

    • le délai de 5 jours ouvrables entre la convocation et l'entretien court à compter de la présentation de la première convocation, et non de la seconde date de convocation ()
    • le délai d'un mois entre l'entretien et la notification La notification correspond à la date d'envoi de la lettre de licenciement d'un licenciement disciplinaire court à compter de la date du nouvel entretien ().
    Attention
    Pour que le report de la date de l'entretien entraîne le report du point de départ du délai d'un mois, celui-ci doit être justifié par un empêchement ou une demande expresse du salarié, et non résulter de la seule initiative de l'employeur ou de son représentant ().

    Si l'employeur modifie la date de l'entretien :

    • le délai de 5 jours ouvrables entre la convocation et l'entretien court a priori Il n'existe pas de jurisprudence claire sur ce point. à compter de la deuxième convocation
    • le délai d'un mois entre l'entretien et la notification La notification correspond à la date d'envoi de la lettre de licenciement d'un licenciement disciplinaire court à compter de la date à laquelle l'entretien aurait dû avoir lieu initialement ().
    Remarque
    S'il abandonne la procédure en cours pour sanctionner des faits nouveaux, l'employeur peut également reporter l'entretien préalable en procédant à une nouvelle convocation. Dans ce cas, la convocation au nouvel entretien préalable n'a pas à intervenir dans un délai spécifique par rapport à la procédure abandonnée ().
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    Correspondance entre jour de la convocation et le jour de l'entretien, hors jours fériés

    Jour de la convocation

    Jour de l'entretien

    Lundi

    Mardi de la semaine suivante

    Mardi

    Mardi de la semaine suivante

    Mercredi

    Mercredi de la semaine suivante

    Jeudi

    Jeudi de la semaine suivante

    Vendredi

    Vendredi de la semaine suivante

    Samedi

    Samedi suivant s'il s'agit d'un jour travaillé, sinon le lundi de la semaine suivante

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    Procédure de licenciement pour faute grave ou lourde

    Attention

    Le délai de 5 jours ouvrables séparant la convocation et l'entretien préalable est strictement obligatoire. Si l'employeur fixe un délai inférieur et que le salarié l'accepte en se rendant à l'entretien à la date ainsi fixée, il conserve la possibilité de demander des dommages et intérêts pour cette irrégularité de procédure ().

    L'entretien préalable au licenciement peut se tenir pendant une période de suspension du contrat de travail. Néanmoins, il faut être vigilant dans les deux situations ci-dessous.

  • En cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle : l'employeur peut convoquer le salarié à un entretien préalable pendant l'arrêt de travail, mais il ne peut procéder à son licenciement pendant cet arrêt que pour faute grave ou impossibilité de maintenir le contrat de travail pour un motif non lié à la maladie professionnelle ou à l'accident du travail ()
  • En cas de congé de maternité : une salariée peut être valablement convoquée à un entretien préalable pendant un congé de maternité, mais son licenciement, quel qu'en soit le motif, ne peut lui être notifié pendant ce congé et ses prolongations. Ensuite, pendant la période de dix semaines qui suit le congé, elle ne peut être licenciée que pour faute grave ou impossibilité de maintenir le contrat pour un motif non lié à sa maternité ().
  • L'employeur peut valablement convoquer le salarié pendant un arrêt maladie et refuser de reporter la date de cet entretien, mais il sera sanctionné si ce procédé révèle une intention de nuire au salarié.

    Pour que le report de la date de l'entretien entraîne le report du point de départ du délai d'un mois, celui-ci doit être justifié par un empêchement ou une demande expresse du salarié, et non résulter de la seule initiative de l'employeur ou de son représentant ().