L'essentiel Le droit en tableau Les étapes Les points de vigilance

La lettre de licenciement doit comporter des mentions relatives au type de licenciement, au motifs de licenciement et au préavis ainsi que la signature de l'employeur. Les motifs indiqués doivent être objectifs, précis et vérifiables. Postérieurement à l'envoi de la lettre de licenciement l'employeur peut les préciser, de sa propre initiative ou sur demande du salarié, mais il ne peut en aucun cas en ajouter de nouveau. Ni après le licenciement, ni lors d'un contentieux devant le juge.

Quel est le contenu obligatoire de la lettre de licenciement ?

La lettre doit comporter :

  • la mention explicite qu'il s'agit d'un licenciement
  • les motifs de ce licenciement : l'employeur doit faire état de faits ou de griefs objectifs, précis et matériellement vérifiables ()
  • des précisions en fonction du type de licenciement :
    • s'il s'agit d'un licenciement disciplinaire : la qualification de la faute (ou des fautes) : faute simple, faute grave, faute lourde
    • s'il s'agit d'un licenciement pour inaptitude : la mention de l'inaptitude du salarié et de l'impossibilité pour l'entreprise de le reclasser
    • s'il s'agit du licenciement d'une femme enceinte, au retour de son congé de maternité, d'un salarié en arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle : la lettre doit bien mentionner qu'il s'agit d'un licenciement pour faute grave ou bien d'un licenciement pour impossibilité de maintenir le contrat pour un motif étranger à la grossesse, la maternité, l'accident ou la maladie.
  • les indications relatives au préavis : exécution, dispense ou encore absence de préavis ()
  • la signature manuscrite de l'employeur ou de la personne qui le représente, dûment mandatée pour procéder au licenciement ().
Remarque
Il n'y a aucune obligation à ce que la lettre de licenciement mentionne la possibilité pour le salarié de demander à l'employeur des précisions sur le motif de licenciement après la notification de celui-ci. Il est toutefois conseillé de faire figurer cette mention dans la lettre, ainsi que le délai dont dispose le salarié pour effectuer une telle demande.
Remarque
Lorsque le licenciement concerne un salarié protégé, et que la décision administrative autorisant le licenciement n'a pas été contestée, la lettre de licenciement peut simplement faire référence soit à l'autorisation administrative, soit au motif du licenciement pour lequel l'autorisation a été demandée ().

Qui doit signer la lettre de licenciement ?

La lettre de licenciement doit être signée par l'employeur ou son représentant légale. Ainsi :

  • seule la personne qui a reçu délégation ou mandat pour embaucher ou licencier le personnel (directeur du personnel) de l'employeur ou de l'organe qui a le pouvoir de gestion et d'administration de la société (conseil d'administration) a le pouvoir de licencier
  • une personne étrangère à l'entreprise ne peut en aucun cas signer la lettre de licenciement, même si elle a reçu un mandat de l'employeur (). Une personne appartenant à la société mère d'un groupe peut signer une lettre de licenciement d'un salarié d'une filiale dès lors qu'elle intervient dans la gestion du personnel de cette filiale ()
  • l'employeur doit respecter les dispositions spécifiques éventuellement prévues par le règlement intérieur () ou par les statuts (). Ainsi, si le règlement intérieur prévoit que seul le président de la société a le pouvoir de licencier, le directeur des ressources humaines ne doit pas signer la lettre de licenciement sinon celui-ci est sans cause réelle et sérieuse ()
  • la délégation du pouvoir de licencier peut être tacite et découler des fonctions du salarié qui conduit la procédure du licenciement (), à moins que les dispositions du règlement intérieur ou des statuts n'exigent une délégation explicite ().

 

Attention
L'absence de pouvoir du signataire de la lettre de licenciement prive le licenciement de cause réelle et sérieuse (). À noter qu'en revanche, l'absence de signature de la lettre de licenciement ne constitue qu'une simple irrégularité de procédure sanctionnée par le paiement d'une indemnité d'un mois de salaire maximum ()
Exemple
Ne sont pas des personnes étrangères à l'entreprise et peuvent ainsi signer une lettre de licenciement, sans délégation de pouvoir écrite, dès lors qu'elles interviennent dans la gestion du personnel des filiales :
  • le directeur financier de la société mère qui détient la totalité des parts de la filiale concernée ()
  • le DRH de la société mère ()
  • le directeur général de la société mère ().
  • Peut signer une lettre de licenciement :
  • un travailleur temporaire au sein de l'entreprise dans laquelle il effectue sa mission. Lorsqu'il a pour mission l'assistance et le conseil du directeur des ressources humaines ainsi que son remplacement éventuel ().
  • Ne peuvent pas signer une lettre de licenciement :
  • un expert-comptable extérieur à l'entreprise ()
  • un avocat.
  • À quel point faut-il préciser les motifs de licenciement ?

    Le motif invoqué doit être étayé par des faits précis imputables au salarié (). La mention de la date des faits peut être utile mais n'est pas obligatoire ().

    Exemple
    Ne sont pas suffisamment précis les motifs suivants :
  • « inadaptation à l'évolution de l'association » ()
  • « difficultés relationnelles » (), « incompatibilité d'humeur » (), « manque de motivation » ()
  • « comportement particulièrement déloyal envers l'entreprise » (), « comportement perturbateur » ()
  • « la mauvaise tenue du magasin, les problèmes qui s'en sont suivis et le non-respect de la hiérarchie » (), « négligences dans la gestion quotidienne de l'établissement » (), « les problèmes que vous nous occasionnez » ()
  • « retrait d'agrément de votre poste de direction du collège » sans préciser les faits à l'origine de ce retrait ()
  • « insuffisance de résultats » ou « objectifs non-atteints » ().
  • À l'inverse, ont été jugés suffisamment précis et vérifiables, les motifs suivants :
  • « manque de compétence se manifestant par un manque de projet concret sur l'organisation du service, un échec des relations avec ses collaborateurs, une mise en place de documents non fiables et un mécontentement de la clientèle » ()
  • le fait de « dénigrer le président de la société avec des mots particulièrement insultants et méprisants auprès de ses collaborateurs » ()
  • « la négligence dans la prospection de la clientèle » ayant entrainé une « insuffisance de résultats » ().
  • Remarque
    L'employeur n'a pas à annexer à la lettre de licenciement les mises en demeure sur la base desquelles a été prononcé un licenciement disciplinaire pour n'y « avoir pas d'obtempéré » (). Il suffit que celles-ci soient citées dans la lettre.

    L'employeur peut-il préciser les motifs de licenciement après avoir envoyé la lettre ?

    L'employeur a la possibilité de préciser les motifs du licenciement après avoir envoyé la lettre soit à son initiative, soit à la demande du salarié (). Dans un délai de 15 jours suivants la notification du licenciement Date d'envoi de la lettre de licenciement  : le salarié peut demander à l'employeur des précisions sur les motifs énoncés dans la lettre de licenciement. Cette demande doit être effectuée par courrier recommandé avec avis de réception ou par courrier remis contre récépissé

    • l'employeur dispose à son tour de 15 jours à compter de la réception de la demande du salarié, pour apporter des précisions s'il le souhaite. Il les communique au salarié par courrier recommandé avec avis de réception ou par courrier remis contre récépissé
    • l'employeur peut également, à son initiative, préciser les motifs du licenciement, par courrier recommandé avec avis de réception ou par courrier remis contre récépissé ().
    Attention
    L'employeur peut préciser les motifs énoncés dans la lettre de licenciement (circonstances, dates, lieux des faits reprochés au salarié, etc.) mais il ne peut pas invoquer d'autres motifs que ceux déjà énoncés.
    Astuce
    Le Code du travail ne précise pas si le délai de 15 jours pour préciser le motif de licenciement ou pour que le salarié demande à l'employeur de le faire se décompte en jours calendaires, ouvrés ou ouvrables. Pour plus de sécurité, l'employeur doit considérer qu'il ne dispose que de 15 jours calendaires mais que le salarié a bien 15 jours ouvrés.
    Remarque
    Si les motifs de licenciement ont été précisés par l'employeur, le délai de prescription de 12 mois pour contester de licenciement court à compter de cette précision (Questions-Réponses, ministère du Travail, 15 juill. 2020).

    La lettre de licenciement peut-elle contenir plusieurs motifs de licenciement ?

    Oui, la lettre de licenciement peut énoncer plusieurs motifs de licenciement, à condition que :

    • il s'agisse de plusieurs motifs de licenciement inhérents à la personne du salarié (fautes, insuffisance professionnelle, inaptitude, etc.). Il est impossible de faire coexister dans la lettre de licenciement une cause économique et une cause personnelle (). Si c'est le cas, les juges ne retiendront que le motif premier et déterminant de la rupture ()
    • chacun des motifs énumérés doit reposer sur des faits distincts
    • les règles de procédure applicables à chaque cause de licenciement doivent être respectées Sinon le licenciement est sans cause réelle et sérieuse .

    En cas de pluralité de motifs personnels, si l'un des motifs se révèle insuffisant pour justifier le licenciement, les juges pourront retenir l'un des autres motifs invoqués dans la lettre.

    Attention

    Si un des motifs évoqués est un motif interdit entraînant la nullité du licenciement (discriminant, contre une liberté fondamentale, etc.), peu importe que d'autres motifs justifiait le licenciement, celui-ci est nul. En revanche, tous les motifs évoqués dans la lettre seront examinés pour déterminer l'indemnité allouée par le juge au salarié ().

    Exemple

    • Une salariée est licenciée pour faute grave (donc privée de ses indemnités de licenciement et de préavis) et inaptitude avec impossibilité de reclassement. Après avoir écarté le motif tiré de la faute, les juges ont estimé que le licenciement était tout de même bien justifié par l'inaptitude avec impossibilité de reclassement ().
    • Un salarié est licencié pour des faits fautifs et d'autres faits relevant de l'insuffisance professionnelle du salarié. Les juges ont considéré que les faits fautifs invoqués étaient prescrits, mais que l'insuffisance professionnelle était établie et justifiait ainsi le licenciement ().

    Remarque

    Énoncer dans la lettre de licenciement un motif non évoqué lors de l'entretien préalable constitue une simple irrégularité de procédure (mais ne rend pas pour autant le licenciement sans cause réelle et sérieuse) ().

    En cas de contentieux, l'employeur peut-il justifier le licenciement par des motifs non mentionnés dans la lettre ?

    Non. En cas de contentieux, seuls les motifs de licenciement mentionnés dans la lettre de licenciement sont pris en compte par les juges (Cass. soc., 21 oct. 2003, no 01-44.172). Si l'employeur invoque d'autres motifs, le juge ne les examinera pas (Cass. soc., 24 avr. 2013, no 10-16.063).

    Remarque
    La procédure de précision des motifs () ne permet pas à l'employeur d'ajouter de nouveaux motifs de licenciement
    Exemple
    Un salarié est licencié « pour motif économique » à son retour de congé sabbatique pour avoir refusé d'être affecté à des postes similaires à celui qu'il occupait auparavant (ce qui ne constitue pas un motif économique valable). Le juge ne peut pas modifier cette qualification pour décider qu'il s'agissait en réalité d'un motif personnel et que le licenciement reposait bien sur une cause réelle et sérieuse (Cass. soc., 21 mars 2007, no 05-45.060).

    Quelles sont les sanctions de l'insuffisance de motivation de la lettre de licenciement ?

    Lorsque la lettre est insuffisamment motivée, en cas de contentieux, le licenciement est jugé :

    • irrégulier, ce qui ouvre droit à une indemnité d'un mois de salaire maximum lorsque le salarié n'a pas demandé de précisions sur les motifs énoncés dans la lettre, dans le délai de 15 jours imparti ()
    • sans cause réelle et sérieuse si le salarié a demandé à l'employeur des précisions sur les motifs énoncés dans la lettre de licenciement mais que l'employeur ne répond pas ou que les précisions apportées ne sont pas suffisantes. Le salarié a alors droit à des indemnités conformément au « barème Macron » : voir tableaux pour les entreprises de moins de 11 salariés et pour les entreprises de 11 salariés et plus.
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    Indemnité prud'homale de licenciement sans cause réelle et sérieuse, entreprise de 11 salariés et plus

    Ancienneté du salarié (en années complètes)

    Indemnité minimale (en mois de salaire brut)

    Indemnité maximale (en mois de salaire brut)

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    30 et au-delà

    3

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    Indemnité prud'homale de licenciement sans cause réelle et sérieuse, entreprise de moins de 11 salariés

    Ancienneté du salarié (en années complètes)

    Indemnité minimale (en mois de salaire brut)

    Indemnité maximale (en mois de salaire brut)

    0

    Sans objet

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    30 et au-delà

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    Procédure de licenciement pour faute grave ou lourde

    Attention

    L'absence de pouvoir du signataire de la lettre de licenciement prive le licenciement de cause réelle et sérieuse (). À noter qu'en revanche, l'absence de signature de la lettre de licenciement ne constitue qu'une simple irrégularité de procédure sanctionnée par le paiement d'une indemnité d'un mois de salaire maximum ()

    L'employeur peut préciser les motifs énoncés dans la lettre de licenciement (circonstances, dates, lieux des faits reprochés au salarié, etc.) mais il ne peut pas invoquer d'autres motifs que ceux déjà énoncés.

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    Le Code du travail ne précise pas si le délai de 15 jours pour préciser le motif de licenciement ou pour que le salarié demande à l'employeur de le faire se décompte en jours calendaires, ouvrés ou ouvrables. Pour plus de sécurité, l'employeur doit considérer qu'il ne dispose que de 15 jours calendaires mais que le salarié a bien 15 jours ouvrés.