Organisation matérielle des élections

Le vote électronique peut être combiné avec un vote papier. Ce n'est que si l'accord collectif ou la décision unilatérale de l'employeur instituant le vote électronique exclut expressément ce cumul que le vote à l'urne n'a pas lieu C. trav., art. R. 2314-5.

Dans le cas d'un panachage des modes de scrutin, la période de vote électronique doit être close avant que ne commence le vote papier. Le président du bureau de vote doit disposer, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique C. trav., art. R. 2314-16.

Le vote électronique doit donner aux électeurs les mêmes possibilités que celles offertes par le vote papier, telle que la possibilité de voter nul ou blanc lorsque cela est prévu pour un scrutin, afin de ne pas créer de distorsion en fonction du moyen utilisé (Cnil, délib. nº 2019-053, 25 avr. 2019).

Le vote électronique doit être autorisé par un accord collectif d'entreprise ou de groupe ou, à défaut d'accord, par décision unilatérale de l'employeur. Les modalités de mise en œuvre de ce vote doivent, en revanche, figurer dans le protocole d'accord préélectoral ou, à défaut de PAP, par l'employeur ou le tribunal judiciaire (voir §) Cass. soc., 4 juin 2014, nº 13-18.914. La clause du protocole d'accord préélectoral qui organise le vote électronique est soumise à la règle de la double majorité Cass. soc., 28 sept. 2011, nº 10-27.370.

L'employeur ne peut autoriser le recours au vote électronique par une décision unilatérale qu'à l'issue d'une tentative loyale de négociation qui a échouée. Ce n'est que dans une entreprise dépourvue de délégué syndical que l'employeur peut prendre sa décision unilatérale sans être tenu de tenter préalablement une négociation avec des élus ou des salariés mandatés Cass. soc., 13 janv. 2021, nº 19-23.533.

L'accord qui autorise le vote électronique doit fixer un cahier des charges C. trav., art. R. 2314-5C. trav., art. R. 2314-6.

Les modalités de mise en œuvre du vote électronique doivent respecter les conditions prévues par le cahier des charges qui en constitue le support. Le protocole d'accord préélectoral ou le document unilatéral de l'employeur doit mentionner :

• l'existence de l'accord collectif ou de la décision qui autorise le recours au vote électronique
• le nom du prestataire retenu afin de mettre en œuvre matériellement le vote, s'il est déjà connu. Doit s'y ajouter, en annexe, la description détaillée du système choisi et du déroulement des opérations C. trav., art. R. 2314-13.

Oui c'est possible. Les services informatiques en charge de cette opération doivent toutefois respecter l'ensemble des obligations afférentes au vote électronique, et notamment celle d'avoir deux systèmes informatiques distincts et isolés pour le fichier des votes et la liste d'émargement (voir §), ce qui restreint, en pratique, cette possibilité aux services correctement équipés.

Lorsque le vote électronique est organisé en interne, les techniciens informatiques de l'entreprise chargés de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système sont soumis à une obligation de confidentialité, comme le sont les prestataires extérieurs.

Expertise indépendante : le système doit, préalablement à sa mise en place et avant toute modification substantielle de sa conception, être soumis à une expertise indépendante chargée de vérifier le respect des prescriptions réglementaires. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) C. trav., art. R. 2314-9.

Protection des données personnelles : le dispositif de vote électronique doit être conforme aux règles européennes et nationales sur la protection des données personnelles (voir §). L'employeur peut utilement se reporter à la recommandation de la Cnil (Délib. Cnil nº 2019-053, 25 avr. 2019) : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000038661239 ainsi qu'aux réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la collecte et l'utilisation de données des électeurs pour l'organisation des élections professionnelles : https://www.cnil.fr/fr/elections-professionnelles-et-donnees-personnelles-questions-reponses

Pour ce faire, l'employeur doit s'assurer, dès la conception du système :

• que les données personnelles collectées sont strictement nécessaires aux finalités poursuivies et conservées pour une durée limitée
• que leur traitement garantit une sécurité appropriée et que seules les personnes habilitées à les traiter y ont accès
• que les salariés ont consenti au traitement de leurs données et sont informés des données collectées et de l'usage qui en est fait.

L'employeur doit également garantir l'information des électeurs, via la remise d'une note explicative détaillant clairement les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote par correspondance électronique, notamment via Internet (Délib. Cnil nº 2019-053, 25 avr. 2019).

Conformément au RGPD, le vote électronique doit être inscrit dans le registre des activités de traitement de données personnelles Règl. UE nº 2016/679, 27 avr. 2016, art. 30. Il peut également être nécessaire que l'employeur réalise une analyse d'impact « au regard des critères relatifs aux données sensibles et à la collecte de données à large échelle et compte tenu du contexte du scrutin », selon la Cnil (Délib. Cnil nº 2019-053, 25 avr. 2019).

Que le vote électronique soit mis en œuvre par les services internes à l'entreprise ou par un prestataire extérieur :

• le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises (voir §)
• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement, et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système
• le système de vote électronique doit être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le scellement doit aussi concerner, avant le début du scrutin, la liste des candidats et celle des électeurs. La liste d'émargement et l'urne électronique doivent faire l'objet d'un procédé garantissant leur intégrité durant le vote : elles ne peuvent être modifiées respectivement que par l'ajout d'un bulletin et d'un émargement
• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique »
• le traitement « fichier des électeurs » doit être établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement (indiquant la date et l'heure du vote). Les listes doivent être enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant
• le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » doit recenser les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier doivent faire l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant d'identifier des électeurs.

Les moyens d'authentification (codes et identifiants) peuvent être envoyés par courrier postal, via la messagerie professionnelle ou par simple courriel, à condition de s'accompagner de mesures de précaution destinées à éviter qu'une personne non autorisée puisse se substituer frauduleusement à l'électeur (Cass. soc., 27 févr. 2013, nº 12-14.415 ; CE, 11 mars 2015, nº 368748.

Seules ont accès à ces moyens d'authentification les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès son émission sur le poste de l'électeur de façon à ce que celui-ci reste anonyme. Les clefs de déchiffrement permettant de procéder au dépouillement sont confidentielles et seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance, à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. La présence de deux titulaires de ces clefs est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clefs de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le vote d'un électeur ne doit pas pouvoir être observé par un tiers au moment de son accomplissement. Toutefois, le seul fait qu'un technicien informatique chargé de veiller au bon fonctionnement du vote électronique ait pu, à la demande d'un salarié, se connecter à distance et prendre connaissance de son vote, au moment où celui-ci a été émis, ne méconnaît pas le principe de la confidentialité du vote, dès lors que ce technicien est soumis à une obligation de confidentialité et que l'employeur avait pris toutes les dispositions pour assurer la confidentialité du vote Cass. soc., 14 nov. 2013, nº 13-10.519.

Cellule d'assistance technique : l'employeur doit mettre en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Cette cellule est composée d'un ou deux représentants du prestataire et de la ou des personnes chargées de l'organisation des élections au sein de l'entreprise (le plus souvent des membres du service des ressources humaines).

La cellule intervient avant que le vote ne soit ouvert, en présence des représentants des listes de candidats, pour s'assurer que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet (encodage). Elle doit procéder également à un test du système de vote et du système de dépouillement. Puis elle intervient à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement pour vérifier le scellement du système.

Période de vote : le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une « période délimitée ». Les heures d'ouverture et de fermeture doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Seul le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, dès lors que l'accord collectif de mise en place du vote électronique le prévoit. La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle.

Expression de son vote par l'électeur : l'électeur doit d'abord avoir reçu en temps utile une note explicative détaillant clairement les opérations de vote, ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique.

Pour se connecter sur place ou à distance, il s'identifie au moyen des identifiants et des mots de passe qui lui ont été adressés. Chaque validation de vote émise vaut émargement. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Clôture du scrutin : dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clefs de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. Seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clefs, à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Ces deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs, à défaut d'accord), ainsi que le président du bureau de vote, reçoivent chacun une clef de dépouillement distincte, selon des modalités qui en garantissent la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clefs est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement, afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.