L'essentiel Les points de vigilance

Il est recommandé d'inscrire au contrat que le salarié bénéficie d'un logement ou d'un véhicule de fonction. En revanche, il n'est pas nécessaire d'indiquer l'utilisation par le salarié d'un véhicule à titre uniquement professionnel. L'entreprise n'a pas non plus à mentionner les autres avantages en nature tels qu'un ordinateur ou un téléphone qui peuvent ne figurer que sur le bulletin de paie.

Le logement de fonction doit-il être prévu au contrat ?

En tant qu'élément de rémunération, le logement « de fonction » doit être prévu et explicité au contrat (sauf à ce qu'il soit géré par le statut collectif). Sa suppression constitue une modification du contrat de travail . L'employeur ne saurait ainsi le reprendre pour nécessité de service, sans proposer un autre logement, ni y substituer une indemnité .

Qui plus est, la mention du logement de fonction dans le contrat de travail permet d'établir le caractère accessoire au contrat de ce logement et donc d'exclure l'application de la législation sur les baux d'habitation. Ce caractère accessoire au contrat du logement emporte les conséquences suivantes :

  • le salarié doit quitter son logement en cas de rupture du contrat, à l'expiration de son préavis. Le logement étant un élément de rémunération, le départ du salarié intervient à l'issue du délai de préavis, y compris en cas de dispense d'exécution par l'employeur. Si le salarié reste dans le logement après son préavis, il est redevable à son employeur d'une indemnité d'occupation, celui-ci pouvant également demander son expulsion
  • toute contestation relative à l'entretien ou aux caractéristiques du logement relève de la compétence du conseil de prud'hommes.

Bien que le logement soit accessoire au contrat, l'employeur peut néanmoins solliciter dans le contrat de travail le paiement d'une indemnité d'occupation, dont la retenue sur le salaire peut être prévue. Cette indemnité d'occupation (appelée parfois redevance) est, en pratique, souvent d'un montant minime, bien qu'elle puisse être en théorie égale à la valeur réelle de la location, sans remettre en cause le caractère accessoire au contrat de travail du logement. Une telle clause doit être bien détaillée pour éviter toute contestation, notamment sur l'entretien et la remise en état du logement, les frais et charges, l'obligation de s'assurer, etc. Le manquement du salarié à ces règles constitue alors un manquement à ses obligations contractuelles, pouvant être sanctionné.

Remarque

Sauf si l'indemnité d'occupation est égale ou supérieure à la valeur réelle de la location, le logement de fonction constitue un avantage en nature soumis à cotisations (Arr. 20 déc 2020, .

Le véhicule de fonction doit-il être prévu au contrat ?

Véhicule uniquement réservé à une utilisation professionnelle : il ne constitue pas un élément de rémunération. Il s'agit d'un véhicule de service. Dès lors, une clause du contrat n'est pas indispensable. Les conditions d'utilisation de ce véhicule professionnel peuvent être simplement précisées et éventuellement amendées par note de service ou lettre d'information au salarié.

Véhicule de fonction pouvant faire l'objet d'un usage personnel : il constitue dans ce cas un élément de rémunération soumis à cotisations (sauf à ce que le salarié paye pour cet usage personnel). À ce titre, il est recommandé de contractualiser les conditions de son attribution et de sa déclaration en tant qu'avantage en nature (Arr. 20 déc 2002, , ainsi que les principes de son utilisation.

Remarque

Il n'y a pas d'avantage en nature si l'employeur met des véhicules à disposition des salariés, pour leurs besoins professionnels et personnels, par l'intermédiaire d'une association à qui les salariés versent une redevance annuelle et qui facture chaque mois à l'employeur une redevance .

L'employeur ne peut pas unilatéralement retirer à un salarié le véhicule de fonction que celui-ci utilise dans sa vie privée, sauf si le contrat en prévoit les conditions.

Il en va de même, dans le silence du contrat, pendant une période de suspension de celui-ci : congé maladie, congé de maternité, congé parental, etc. . L'employeur, s'il souhaite pouvoir récupérer le véhicule de fonction dans un tel cas de figure, a donc intérêt à insérer une clause en ce sens dans le contrat du salarié.

L'employeur ne peut pas non plus retirer au salarié l'usage du véhicule de l'entreprise mis à sa disposition en remplacement de l'indemnité pour usage de véhicule personnel initialement prévue au contrat de travail. Le salarié est en droit de refuser cette modification .

En cas de rupture du contrat de travail, le salarié doit restituer le véhicule à la date à laquelle prend fin le contrat, c'est-à-dire à l'issue du préavis, même en cas de dispense de ce dernier .

Attention

Une clause du contrat ne peut pas imposer au salarié de rembourser l'entreprise des dommages causés par un accident de la route, sauf faute lourde. Il ne peut donc pas être tenu de rembourser la franchise de l'assurance .

Les autres avantages en nature doivent-ils être prévus par le contrat ?

Il existe d'autres avantages en nature que le logement et le véhicule de fonction, comme par exemple la fourniture gratuite d'un ordinateur ou de divers autres produits ou services. Le montant de ces avantages rend souvent superflue la prévision d'une clause sur le sujet, d'autant plus qu'ils sont, en pratique, bien souvent prévus au bénéfice d'une catégorie déterminée de personnel et relèvent donc d'une règle collective (accord collectif, usage ou engagement unilatéral).

Au demeurant, le silence du contrat de travail sur ces avantages en nature n'empêche pas l'employeur de les déclarer en tant que tels sur le bulletin de paie et pour le calcul des cotisations. Un salarié ne pourra pas s'opposer à la comptabilisation d'un avantage sur son bulletin de salaire et au paiement de cotisations salariales, dès lors qu'il en a bénéficié.

Le contrat de travail peut-il prévoir des modalités particulières d'utilisation et de remboursement des frais professionnels ?

Les modalités de remboursement des frais professionnels ne relèvent pas normalement du contrat de travail. L'employeur peut ainsi modifier unilatéralement les barèmes de remboursement de frais professionnels, sauf si une clause du contrat vient expressément garantir au salarié un barème particulier .

Attention

Un barème particulier de remboursement des frais professionnels, décidé entre l'employeur et le salarié, est inopposable à l'Urssaf qui peut décider d'assujettir à cotisations tout ou partie de ces « frais professionnels », notamment si les remboursements ainsi prévus sont supérieurs aux barèmes admis.

De même, à moins d'être expressément stipulé dans le contrat de travail, le volume des frais professionnels qui peuvent être remboursés n'est pas garanti par le contrat de travail. Un salarié ne peut pas prétendre que son contrat est modifié si l'employeur décide de limiter le remboursement de ses frais professionnels à certaines dépenses.

En revanche, l'application d'une clause sur le remboursement des frais professionnels ne peut aboutir à un remboursement inférieur aux frais engagés par le salarié, ni à une rémunération inférieure au smic ou à la rémunération conventionnelle minimale. Ainsi, est nulle une clause prévoyant un remboursement forfaitaire insuffisant au regard des déplacements que doit faire le salarié  ; .

Attention

Lorsque le port d'une tenue de travail est obligatoire, la charge de son entretien incombe à l'employeur .

Le contrat peut-il prévoir le remboursement par le salarié de ses communications et autres dépenses personnelles payées par l'entreprise ?

Dès lors qu'elle n'est pas prévue par le contrat en tant qu'avantage en nature ou tolérée par l'entreprise, la prise en charge de dépenses « personnelles » du salarié par l'entreprise n'est pas due. Si elle est obtenue par des manœuvres de ce dernier ou par un abus du matériel professionnel mis à sa disposition (par exemple de nombreux appels personnels internationaux avec la ligne personnelle de l'entreprise), elle constitue une faute qui peut être sanctionnée. Mais, cette faute n'entraîne pas le remboursement par le salarié de ces dépenses, y compris devant les tribunaux. La responsabilité pécuniaire du salarié ne peut en effet être engagée qu'en cas de faute lourde, laquelle suppose une intention de nuire  ; .

Remarque

Le même principe est applicable lorsque l'employeur fournit au salarié des outils, instruments, matières ou matériaux nécessaires au travail : si le salarié les détériore, il commet une faute. Mais, sauf s'il a agi avec l'intention de nuire à l'entreprise (faute lourde), il n'a pas à rembourser à l'employeur les sommes engagées (C. trav., L. 3251-2 ; .

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Attention

Une clause du contrat ne peut pas imposer au salarié de rembourser l'entreprise des dommages causés par un accident de la route, sauf faute lourde. Il ne peut donc pas être tenu de rembourser la franchise de l'assurance ().

Un barème particulier de remboursement des frais professionnels, décidé entre l'employeur et le salarié, est inopposable à l'Urssaf qui peut décider d'assujettir à cotisations tout ou partie de ces « frais professionnels », notamment si les remboursements ainsi prévus sont supérieurs aux barèmes admis.

Lorsque le port d'une tenue de travail est obligatoire, la charge de son entretien incombe à l'employeur ().