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L'essentiel Les étapes Les points de vigilance

Un salarié au forfait en jours travaille un nombre de jours fixé au forfait. L'arrivée ou le départ du salarié en cours d'année affecte ce nombre de jours de travail. Il doit être proportionné à la présence du salarié durant l'année, sauf en ce qui concerne les congés payés qui peuvent augmenter le nombre de jours travaillé. Les absences en cours d'année ont, elles, une incidence différente selon leur nature.

Comment calcule-t-on le nombre de jours travaillés par un salarié ?

La loi ne fournit aucune indication sur les modalités de décompte des journées travaillées. Dans le silence des textes, il semble qu'un jour de travail doit être décompté dès lors que le salarié a réalisé des tâches professionnelles : que le salarié travaille une seule heure ou 10 heures sur une journée civile, il faut considérer qu'il a travaillé un jour dans le cadre de son forfait, à moins que l'accord collectif décompte des demi-journée de travail.

Remarque
Cependant, rien n'empêche l'employeur de faire usage de son pouvoir disciplinaire si un salarié abuse des possibilités offertes par le régime juridique du forfait en jours pour ne travailler que quelques heures par jour.

Un accord collectif peut ainsi fixer des règles de décompte précises et prévoir :

  • la durée du travail est décomptée en demi-journées et non en journées. Il faut dans ce cas travailler le matin et l'après-midi pour qu'un jour complet soit retranché du forfait
  • un décompte sur une période de 24 heures différentes de la journée civile, notamment pour éviter que deux jours de travail soient décomptés lorsqu'un salarié au forfait en jours accomplit du travail de nuit.

Comment s'organisent annuellement les repos d'un salarié au forfait ?

Dans la mise en œuvre d'un forfait en jours, tous les jours qui ne sont pas des jours travaillés sont des jours de repos. Cependant, ils correspondent à des catégories juridiques différentes :

  • jours de repos hebdomadaire, en principe un ou deux jours selon l'activité de l'entreprise
  • jours fériés chômés ne tombant pas sur un jour de repos
  • jours de congés payés. Comme tout salarié , le signataire d'un forfait en jours a droit, sauf stipulations conventionnelles plus favorables, à cinq semaines de congés payés, soit 25 ou 30 jours selon que le décompte est effectué dans l'entreprise en jours ouvrés ou ouvrables
  • jours de repos supplémentaires en application de la convention individuelle de forfait : le nombre dépend du nombre de jours travaillés, du nombre de jours de repos hebdomadaire, des jours fériés chômés et des congés payés. Ceux-ci peuvent en pratique prendre différentes nominations selon les entreprises et les accords applicables (par exemple jours non travaillés – JNT).
Exemple
Un salarié a conclu une convention de forfait pour 218 jours par an. Il travaille du lundi au vendredi et bénéficie de 2 jours de repos par semaine, de 25 jours ouvrés (5 semaines) de congés payés, sur l'année, 8 jours fériés chômés correspondent à des jours travaillés. En plus de ces jours de repos, le nombre de jours de repos supplémentaires dont il bénéficie en application de la convention de forfait se calcule de cette façon :365 - 218 - (2 × 52) - 25 - 8 = 10 jours de repos supplémentaires.

Comment s'organise la prise des jours de repos et de congés par le salarié au forfait en jours ?

Tout dépend de la nature des jours de repos :

  • les jours de repos hebdomadaires sont le plus souvent fixes, le samedi et le dimanche ou uniquement le dimanche
  • les jours fériés sont des jours de repos lorsqu'ils sont chômés dans l'entreprise
  • les congés payés sont pris selon les règles applicables à l'ensemble des salariés
  • la prise des jours de repos supplémentaires existant en application de la convention de forfait doit être organisée par l'accord collectif. Celui-ci peut autoriser le fractionnement du repos en demi-journées, il peut prévoir que le salarié est libre de choisir la date des journées ou demi-journées de repos, éventuellement en respectant le délai de prévenance, il peut partager l'initiative du choix des jours de repos entre l'employeur et le salarié.
Exemple
Un salarié a conclu une convention de forfait pour 218 jours par an, et dans ce cadre bénéficie de 10 jours de repos supplémentaires (Journée non travaillée). L'accord collectif de l'entreprise prévoit le fractionnement de ces 10 jours en 20 demi-journées. Sur ces 20 demi-journées :
  • 6 sont fixées par l'employeur, sous réserve que le salarié soit informé des dates choisies dans un délai raisonnable
  • les 14 autres sont fixées par le salarié, sous réserve d'informer l'employeur des dates choisies dans un délai raisonnable et que les dates choisies soient compatibles avec l'exercice des missions du salarié.
  • Quelles sont les conséquences des absences du salarié sur les jours de travail, les jours de repos et les congés payés ?

    Conséquences des absences sur les jours de travail et de repos : un salarié qui est absent pour un motif légitime (maladie, maternité, grève, etc.) n'a pas à réaliser l'ensemble des jours de travail prévus dans le forfait. Il n'a pas à rattraper les jours pendant lesquels il a été absent. Les jours de repos sont proportionnellement affectés par les absences du salarié qui ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif .

    Attention
    Les absences ne doivent pas être entièrement imputées sur les jours de repos du salarié .

    Conséquences des absences sur les congés payés : il s'agit des mêmes règles que celles applicables à tous les salariés. L'absence est prise en compte différemment selon qu'elle est ou non assimilée par la loi à du travail effectif pour les congés payés :

    • si l'absence est assimilée à du temps de travail effectif pour le calcul du droit à congés, un jour d'absence donnera droit à autant de congés payés qu'un jour de travail. C'est le cas notamment des périodes de congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant et d'adoption ; et des périodes, dans la limite d'une durée ininterrompue d'un an, pendant lesquelles l'exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d'accident du travail ou de maladie professionnelle
    • si ce n'est pas le cas (par exemple, en cas d'arrêt de travail pour accident ou maladie non professionnelle ou grève), l'absence du salarié suspend l'exécution du contrat de travail. Il est donc possible de considérer que cette absence réduit le droit à congés payés du salarié.
    Exemple
    Un salarié est doté d'un forfait en jours de 218 jours. S'il est absent pendant un mois à la suite d'un accident du travail :
  • le nombre de jours de travail sur l'année passe de 218 à 200 jours (218 jours/12 mois × 1 mois d'absence)
  • le nombre de jours de repos est réduit proportionnellement, il passe de 10 à 9 jours (10 jours/12 mois × 1 mois d'absence)
  • le nombre de jours de congés payés n'est pas modifié car l'absence a pour origine un accident du travail.
  • Si le salarié est absent pendant un mois à la suite d'une maladie non professionnelle C'est-à-dire qu'il s'agit d'une maladie sans lien avec un accident du travail ou une maladie professionnelle.  :
  • le nombre de jours de travail et de repos est réduit comme dans l'exemple précédent
  • le nombre de jours de congés payés est réduit proportionnellement, il passe de 25 à 23 jours, puisqu'il perd 2,08 jours de congés payés.
  • Remarque
    L'accord collectif qui organise le recours au forfait en jours doit envisager les conditions de prise en compte des absences et des arrivées et départs en cours de période sur la rémunération des salariés ().

    Quelles sont les conséquences d'une arrivée tardive ou d'un départ en cours de période sur les jours de repos et de congés ?

    Un salarié qui arrive dans l'entreprise ou la quitte en cours de période doit travailler un nombre de jours proratisé en fonction de son temps de présence dans l'entreprise.

    Le même prorata doit être appliqué au nombre de jours de repos supplémentaires (journées non travaillées) auxquels il a droit.

    Exemple
    Un salarié a conclu un forfait en jours pour 218 jours de travail sur une année civile. Il bénéficie en principe de 25 jours de congés payés et 10 jours de repos supplémentaires (journées non travaillées). S'il arrive dans l'entreprise le 1er avril :
  • il devra travailler 163,5 jours (218 jours / 12 mois × 9 mois de présence)
  • il bénéficiera de 7,5 jours de repos supplémentaires (10 / 12 × 9) (ou 8 jours de repos supplémentaires si ceux-ci sont arrondis à l'entier supérieur)
  • S'agissant des congés payés, ceux-ci étant, en pratique, acquis durant une période de référence et pris durant la période suivante, le salarié peut ne pas bénéficier de l'intégralité de ces congés payés durant sa première année de travail dans une nouvelle entreprise. Dans cette hypothèse, les jours de congés payés auxquels le salarié n'a pas droit sont transformés en jours de travail. Il s'agit de l'une d'une hypothèse dans laquelle le nombre de jours travaillés par le salarié en forfait jours peut être supérieur à 218 (Circ. DRT nº 2000-07, 6 déc. 2000, nº 19).

    Exemple
    Un salarié arrive dans une entreprise au 1er octobre 2020. Il conclut une convention de forfait en jours pour 218 jours de travail sur l'année civile. Cette convention inclut cinq semaines de congés payés (décomptés en jours ouvrés soit 25 jours). Toutefois, il ne bénéficie pas de ces congés dès la première année car il cumule d'abord des droits à congés pendant la période de référence d'acquisition de ces congés :
  • entre le 1er octobre 2020 et le 31 décembre 2020, il doit travailler 54,5 jours (218 jours /12 mois x 3 mois), il a en principe droit à 6,5 jours de congés payés (2,08 jours × 3 mois), mais puisqu'il n'a pas encore acquis de droits, ces congés sont transformés en jours de travail. Il travaillera donc 61 jours
  • entre le 1er octobre 2020 et le 31 mai 2021, il acquiert en tout 16,5 jours de congés payés (2,08 jours x 8 mois) qu'il pourra prendre durant la deuxième année de son forfait. Durant la deuxième année, il bénéficiera de 16,5 jours de congés payés et travaillera donc 226,5 jours (218 jours + 25 CP théoriques - 16,5 CP acquis)
  • à partir de la troisième année, il aura acquis un droit à congés complet qui lui permettra de bénéficier de l'intégralité de ses congés payés.
  •  

    Attention
    Les salariés ont la possibilité, en accord avec leur employeur, de prendre leurs congés payés dès leur acquisition, sans attendre la période de référence suivante. Le nombre de jours de travail doit alors être réduit d'autant.

    Quelle est l'incidence sur la rémunération des absences du salarié ?

    En principe, les conditions de prise en compte des absences pour la rémunération des salariés doivent être prévues par l'accord collectif organisant le recours au forfait en jours .

    En l'absence d'accord, hors jours de congés payés ou jours de repos prévus dans le cadre du forfait, lorsque le salarié est absent, il ne réalise pas sa prestation de travail et l'employeur n'a donc pas à le rémunérer. Lorsque le salarié déclare une absence à son employeur, ce dernier procède à une retenue sur son salaire correspondant à la durée de cette absence.

    Exemple
    La rémunération du salarié est de 4 166,67 € par mois sur 12 mois pour 218 jours travaillés, et la rémunération d'un jour de travail est égale à 199,20 €. Le salarié est absent une semaine, soit 5 jours ouvrés. L'employeur peut retenir 996 € sur le salaire dû pour ce mois (199,20 × 5). Il lui versera donc 3 170,67 €.

    Le salarié pourra cependant, le cas échéant, bénéficier d'indemnités journalières versées par la sécurité sociale et d'indemnités complémentaires versées par l'employeur, voire du maintien du salaire par l'employeur si cela est prévu par un accord collectif.

    Pour les absences de quelques heures dans la journée :

    • en principe, il  n'y a aucune retenue sur salaire : le salarié au forfait en jours est libre d'organiser son emploi du temps comme il l'entend
    • par exception, une retenue sur salaire doit pouvoir être effectuée lorsque le salarié se met en grève pour une durée inférieure à la demi-journée ou à la journée. Dans cette hypothèse, l'employeur peut revenir à une base horaire fictive pour déterminer le montant de la retenue sur salaire . Ceci est cependant impossible lorsque l'accord collectif indique expressément qu'aucune retenue sur salaire ne peut être effectuée pour une absence inférieure à la demi-journée .
    Exemple
    Un salarié au forfaits en jours touche une rémunération de 4 166,67 € par mois sur 12 mois pour 218 jours travaillés (rémunération d'un jour de travail de 199,20 €). Il fait grève pendant 2 heures. L'horaire collectif applicable dans son établissement est de 35 heures par semaine et 151,67 heures par mois :
  • le taux de salaire horaire fictif du salarié est égal à : 4166,67 / 151,67 = 27,47€
  • l'employeur peut donc effectuer une retenue de 54,94€ (27,47€ × 2 h) sur le salaire mensuel du salarié au titre de cette grève.
  • Le calcul est différent dans le cas où le salarié a conclu un forfait à temps réduit car il faut également calculer le nombre fictif d'heures travaillées. En prenant l'exemple d'un salarié ayant conclu un forfait de 150 jours de travail pour 30 000 €, soit 2 500 € par mois :
  • le nombre fictif d'heures travaillées est égal à : 151,67 × (150 / 218) = 104,36 heures par mois
  • le taux de salaire horaire fictif du salarié est égal à : 2 500 / 104,36 = 23,96 €. L'employeur peut donc effectuer une retenue de 47,92 € (23,96 € × 2 h) sur le salaire mensuel du salarié au titre de cette grève
  • Comment sont décomptées les heures de délégation pour les salariés au forfait en jours ?

    En l'absence d'accord collectif sur le sujet, les règles suivantes s'appliquent :

    Un accord collectif peut adapter l'utilisation des heures de délégation pour les salariés au forfait en jours.

    Exemple
    Un salarié au forfait en jours est élu titulaire au CSE dans une entreprise de 60 salariés. En l'absence de précision donnée par accord collectif, il bénéficie de 18 heures de délégation par mois . S'il utilise chaque mois la totalité de ses heures de délégation, il bénéficiera de 4 demi-journées et d'un reliquat de 2 h. Tous les deux mois, il aura acquis un reliquat suffisant (4 h) pour bénéficier d'une demi-journée supplémentaire, soit 6 demi-journées supplémentaires sur l'année.
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    Le forfait en jours dans l'entreprise

    Le forfait en jours dans l'entreprise
    Attention

    Les salariés ont la possibilité, en accord avec leur employeur, de prendre leurs congés payés dès leur acquisition, sans attendre la période de référence suivante. Le nombre de jours de travail doit alors être réduit d'autant.

    Les absences ne doivent pas être entièrement imputées sur les jours de repos du salarié .

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